Die Engpässe auf dem Arbeitsmarkt nehmen rasant zu. Für viele P&O-Abteilungen ist die Rekrutierung und Auswahl von Mitarbeitern auf allen Ebenen zu einer echten Kunstform geworden. Alle Mittel werden eingesetzt, um den richtigen Mann oder die richtige Frau an den richtigen Ort zu bringen. Und wenn das einmal erreicht ist, ist es wichtig, diese Menschen auch in der Organisation zu halten. Dies kann auf vielfältige Weise geschehen, wie z.B. durch die Schulung von Menschen, die Freisetzung von Zeit zum Entspannen, die Möglichkeit der internen Rotation und das Kennenlernen der vielen Facetten des Unternehmens und so weiter. Kurz gesagt, es geht darum, die Menschen fasziniert zu halten und sie so an das Unternehmen zu binden.
Die Personalakte kann dabei ein wichtiges Instrument sein. Schließlich enthält diese Datei viele Informationen über Ihre Mitarbeiter. Es beginnt mit dem Lebenslauf, den die meisten Mitarbeiter mit ihrer Bewerbung senden. Es beschreibt die Fähigkeiten, die sie alle haben, sowie die Trainings und Kurse, die sie erhalten haben. Darüber hinaus werden Sie wahrscheinlich regelmäßig Leistungsgespräche mit Ihren Mitarbeitern führen. In der Regel sind die Berichte in der Personalakte enthalten. Menschen geben oft an, dass sie sich in eine bestimmte Richtung entwickeln wollen. Es ist möglich, dass die Möglichkeit zu diesem Zeitpunkt nicht besteht, aber einige Jahre später eintritt. Aber welcher Mitarbeiter war es noch mal? Oder der durchschnittliche HRM-Manager kann sich an all das erinnern….. Wir bezweifeln das.
Stellen Sie sich die folgende Situation vor; Sie suchen jemanden, der Sie beim Aufbau von Websites unterstützen kann; Sie wissen, dass jemand eingestellt wurde, der diese Fähigkeit in seinem Lebenslauf hatte, aber wer war das schon mal? Glücklicherweise sind die Werkzeuge, um das herauszufinden, in Reichweite.
Viele Unternehmen verwenden heutzutage eine HRM-Anwendung, in der alle Informationen über den Mitarbeiter gespeichert sind. Darüber hinaus werden aber auch häufig Papierakten verwendet. Daraus sind zwei Welten entstanden, in denen sowohl Papier als auch digitale Informationen verfügbar sind. Durch die Digitalisierung der Papierakten (oder deren Digitalisierung) und deren Bereitstellung in Ihrer HRM-Anwendung haben Sie einen einzigen Überblick über alle Informationen zu einem bestimmten Mitarbeiter. Effizient, sicher und transparent.
Eine gescannte Datei, die ebenfalls mit OCR (Optical Character Recognition) ausgestattet ist, bietet in Bezug auf die Suchbarkeit viel mehr Möglichkeiten als die Papierversion. In häufig genutzten Anwendungen ist es möglich, diese Dateien als PDF-Dateien zu speichern und zu durchsuchen. Auf diese Weise entstehen viele Informationen aus einer Hand, so dass Sie immer noch die richtige Person für die schwer zu besetzende Stelle finden.
Die einfache Suche nach den richtigen Informationen ist nur einer der vielen Vorteile der digitalen Personalakte. Sind Sie neugierig auf diese Vorteile? Gerne informiert Sie Archive-IT in einem unverbindlichen Einführungsgespräch darüber.
