Vom verborgenen Potenzial, das in Personalakten steckt

Nach traditionellem Verständnis dienen Personalakten eigentlich nur der Dokumentation aller relevanten Informationen rund um das jeweilige Arbeitsverhältnis. Neben den persönlichen Daten eines Beschäftigten enthalten solche Akten typischerweise Abschlusszeugnisse sowie Ergebnisse von Eignungstests und absolvierten Fortbildungsmaßnahmen. Hinzu kommen unter Umständen ärztliche Bescheinigungen oder sozialmedizinische Stellungnahmen – zum Beispiel in Bezug auf besondere Ansprüche an die Arbeitsplatzgestaltung – sowie arbeitsrechtlich bedeutsame Dokumente, etwa eine Abmahnung. Alles in allem also eine bürokratische Angelegenheit, die ansonsten keinerlei Mehrwert stiftet?

Personalakten: Mit Digitalisierung Rechtskonformität gewährleisten

Über ihre ursprüngliche Zweckbestimmung hinaus entfalten Personalakten von sich aus zwar noch keinen geschäftlichen Mehrwert. Doch allein schon die Art und Weise der Aktenführung kann etwa das Verhältnis der Belegschaft zu ihrem Arbeitgeber positiv beeinflussen: So haben Beschäftigte laut Paragraph 83 des Betriebsverfassungsgesetzes jederzeit auch ohne besonderen Grund das Recht zur Einsichtnahme. Sofern eine Personalabteilung auf solche Wünsche aber nicht schnell genug reagiert, fühlen sich Betroffene möglicherweise nicht erstgenommen. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn die Akten in einem Archiv an einem anderen Unternehmensstandort untergebracht sind. Dann kostet die Bereitstellung einer bestimmten Akte naturgemäß entsprechend viel Aufwand und Zeit.

Mit einem elektronischen Personalarchiv hingegen, das standortübergreifend via Cloud verfügbar ist, kann die Personalabteilung die Akteneinsichtnahme spontan und ohne nennenswerten Mehraufwand gewähren. Allerdings rechtfertigen derart seltene Anfragen wohl kaum die kostspielige Digitalisierung des kompletten Aktenbestandes.

Mehr Freiraum für Kernaufgaben und firmenweiter Skill-Atlas

Als Alternative bietet sich hier eine hybride Archivierung an, bei der eine physische Akte nur im Bedarfsfall digitalisiert wird – und zwar innerhalb eines per Service Level Agreement (SLA) vereinbarten Zeitfensters von beispielsweise zwei Stunden. Das wäre zweifellos eine mehr als angemessene Frist für die Reaktion auf etwaige Einsicht-Wünsche von Beschäftigten.  Insbesondere, wenn die Akten bisher an einem Innenstadtstandort in teurer Lage untergebracht sind, empfiehlt sich darüber hinaus die Auslagerung des gesamten Aktenbestandes an einen spezialisierten Dienstleister, der über sichere Lagermöglichkeiten verfügt und die datenschutzkonforme Verwahrung garantiert. Auf diese Weise können sich Personalabteilungen zudem von der zeitraubenden Archivpflege befreien. Das betrifft unter anderem die fristgerechte Aktenaussortierung nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses – in der Regel also nach drei Jahren. Archiv-Outsourcing entlastet folglich die HR-Verantwortlichen und hält ihnen den Rücken für ihre Kernaufgaben wie Recruiting oder die gezielte Förderung der Stammbelegschaft frei.

Mit Digitalisierung Mitarbeitende richtig einsetzen

Um solche Dienstleistungen kostengünstig anbieten und die erwähnten Digitalisierungs-SLAs pünktlich einhalten zu können, müssen die ausgelagerten Akten zunächst systematisiert und klassifiziert werden. Quasi als Nebenprodukt fällt dabei auch eine Art Landkarte der besonderen Qualifikationen der Beschäftigten an: Je nach Geschäftsanforderung ist die Personalabteilung dann ad hoc zum Beispiel darüber auskunftsfähig, wer aus einer früheren Tätigkeit spezielle Branchen- oder Sprachkenntnisse mitbringt oder wer in Java programmieren kann. Das Unternehmen ist somit in der Lage, agiler auf Marktchancen zu reagieren. Zudem spart es gegebenenfalls unnötige Ausgaben für Schulungsmaßnahmen oder externe Auftragsvergaben ein.

Fazit: Mit einem kostengünstigen Hybridarchiv können Personalakten durchaus einen greifbaren Mehrwert stiften. Weitere Informationen rund um die Datenarchivierung in Personalabteilungen finden Sie hier.