Fast jede Organisation arbeitet täglich mit sensiblen Informationen. Denken Sie an personenbezogene Daten, finanzielle Daten, Verträge, strategische Pläne oder interne Korrespondenz. Diese Informationen sind von großem Wert und erfordern einen sorgfältigen Umgang. Wenn sensible Daten in falsche Hände geraten, kann dies unter anderem zu Reputationsschäden und rechtlichen Konsequenzen führen.
In diesem Blog behandeln wir praktische Tipps und Best Practices, die Fachleute sofort anwenden können, um sensible Informationen besser zu schützen – von Richtlinien und Technologien bis hin zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden.
Was versteht man unter sensiblen Informationen?
Unter sensiblen Informationen versteht man alle Daten, die Schaden für Personen oder Organisationen verursachen können, wenn sie öffentlich werden oder in falsche Hände geraten. Dabei geht es um mehr als nur personenbezogene Daten. Beispiele für sensible Informationen sind unter anderem:
- Personenbezogene Daten, wie Namen, Adressen und Geburtsdaten
- Finanzdaten, einschließlich Bankverbindungen, Rechnungen und Zahlungsinformationen
- Verträge mit vertraulichen Vereinbarungen und juristische Dokumente
- Strategische Informationen, wie Geschäftspläne, interne Analysen und Richtliniendokumente
- Interne Korrespondenz, zum Beispiel E-Mails und Memos
- Unternehmenssensible Informationen, wie Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum
- Kundendaten, einschließlich Kontaktdaten und Kaufhistorie
- Technische und Sicherheitsinformationen, wie IP-Adressen, Passwörter und Sicherheitsmaßnahmen
- Medizinische oder andere besondere personenbezogene Daten
Das Kennzeichen sensibler Informationen ist, dass sie nicht frei geteilt werden dürfen und dass der Zugriff sowie die Verarbeitung sorgfältig kontrolliert werden müssen, um Risiken wie Betrug, Identitätsdiebstahl, Wettbewerbsnachteile oder Reputationsschäden zu vermeiden.
Zugang ist maßgeschneidert: nur für diejenigen, die ihn benötigen
Eines der wichtigsten Prinzipien im Informationsschutz ist, dass Mitarbeitende nur Zugang zu Informationen erhalten, die sie tatsächlich für ihre Funktion benötigen. Dadurch wird das Risiko von Fehlern und Datenpannen deutlich reduziert. Dies kann beispielsweise umgesetzt werden durch:
- die Verwendung starker Passwörter und mehrstufiger Authentifizierung (MFA)
- Autorisierungen auf Basis von Funktionen und Rollen
- eine klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten
- regelmäßige Kontrolle und Überprüfung der Zugriffsrechte
Es ist entscheidend, dass diese Regeln nicht nur existieren, sondern auch klar kommuniziert werden. Nur so wissen Mitarbeitende, welche Informationen sie verwenden dürfen und welche nicht.
Daten sicher speichern und verarbeiten
Neben dem Zugriffsmanagement ist das sichere Speichern und Verarbeiten von Daten entscheidend. Sensible Daten gehören in geschützte Systeme, die aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen. Praktische Maßnahmen sind unter anderem:
- die Nutzung sicherer Systeme und Anwendungen
- Verschlüsselung von Dateien und digitaler Kommunikation
- Erstellung sicherer Backups
- Zugriff auf Daten ausschließlich über sichere Netzwerke
- regelmäßige Updates und Patches der Software
Durch den Einsatz der richtigen Tools und Verfahren verringern Sie das Risiko von Datenpannen und Cybervorfällen deutlich.
Gesetze und Vorschriften: die DSGVO als Grundlage
Neben internen Richtlinien spielt auch die Gesetzgebung eine große Rolle. In Europa gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese verpflichtet Organisationen dazu, Daten sicher und verantwortungsvoll zu verarbeiten und zu speichern. Das bedeutet unter anderem:
- nur Daten zu erheben, die wirklich notwendig sind
- personenbezogene Daten gut zu schützen
- Daten nicht länger zu speichern als erforderlich
- Mitarbeitende über ihre Verantwortlichkeiten zu informieren
Die Einhaltung der DSGVO ist nicht nur wichtig, um Bußgelder zu vermeiden, sondern vor allem, um das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitenden und Partnern zu erhalten.
Die Rolle der Mitarbeitenden in der Organisation
Mitarbeitende spielen in jeder Organisation eine entscheidende Rolle beim sicheren Umgang mit sensiblen Informationen. Ob Kolleginnen und Kollegen aus dem operativen Bereich, Finance, Sales, IT oder dem Management: alle kommen mit vertraulichen Daten in Berührung, wie Kundendaten, Personalakten oder interne Pläne. Da Informationen häufig abteilungsübergreifend geteilt werden, ist das Bewusstsein für Risiken essenziell.
Eine sichere Organisation entsteht nicht nur durch Regeln und Technologie, sondern vor allem durch das Verhalten und die Haltung der Mitarbeitenden. Indem man aufmerksam ist, wer Zugang zu welchen Informationen hat, sorgfältig mit Dokumenten und Systemen umgeht und Vertraulichkeit ernst nimmt, trägt jede Person zu einem sicheren und vertrauenswürdigen Arbeitsumfeld bei. Das erfordert gemeinsame Verantwortung und Anerkennung.
Ebenso wichtig: physische Dokumente
Informationssicherheit beschränkt sich nicht auf digitale Daten. Auch physische Dokumente wie Papierakten, Notizen, Ausdrucke und Briefe können sehr sensibel sein. Deshalb ist eine Clean-Desk-Policy essenziell: Arbeitsplätze werden am Ende des Tages leer und ordentlich hinterlassen und vertrauliche Dokumente werden sicher verwahrt.
Außerdem ist es wichtig, dass Aktenschränke abgeschlossen sind und dass nur befugte Mitarbeitende Zugang zu vertraulichen Ordnern haben. So verringern Sie das Risiko von Verlust, unbefugter Einsicht oder Datenpannen und stellen sicher, dass sensible Informationen auch außerhalb der Arbeitszeit geschützt bleiben.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation sicher ist
Der sichere Umgang mit sensiblen Informationen ist eine gemeinsame Verantwortung in jeder Organisation. Es beginnt mit klaren Vereinbarungen über Zugang und Nutzung, wird durch sichere Systeme unterstützt und lebt durch das bewusste Verhalten der Mitarbeitenden.
Indem Sie der Informationssicherheit strukturiert Aufmerksamkeit schenken, verringern Sie Risiken, schützen Ihre Organisation und schaffen Vertrauen bei Mitarbeitenden und Kunden. Nicht nur heute, sondern auch langfristig.
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