Die Verwaltung von Informationen ist heute komplexer denn je. Organisationen arbeiten mit sowohl physischen als auch digitalen Dokumenten, die effizient und sicher verwaltet werden müssen. Obwohl die Digitalisierung viele Vorteile bietet, ist ein vollständig digitales Archiv nicht immer möglich oder wünschenswert. Gleichzeitig kann das Festhalten an ausschließlich papierbasierten Akten ineffizient sein. Deshalb entscheiden sich immer mehr Organisationen für ein hybrides Archiv, in dem physische und digitale Dokumente integriert verwaltet werden. In diesem Blog erklären wir, was ein hybrides Archiv ist, warum dieser Ansatz wichtig ist, welche Herausforderungen damit verbunden sind und wie Sie physische und digitale Archive effektiv zusammenführen können.
Was ist ein hybrides Archiv?
Ein hybrides Archiv ist eine Form des Informationsmanagements, bei der sowohl physische (Papier-) als auch digitale Dokumente systematisch gespeichert und verwaltet werden. Diese Kombination entsteht häufig in Organisationen, die ihre physischen Archive noch behalten, gleichzeitig aber Schritte zur Digitalisierung unternehmen. Anstatt sich vollständig für eine Form zu entscheiden, bietet das hybride Modell die Möglichkeit, beide optimal zu nutzen: den rechtlichen Wert und die Authentizität von Papier sowie die Geschwindigkeit und Zugänglichkeit digitaler Informationen. Wichtig ist, dass physische und digitale Archive nahtlos ineinandergreifen, damit Informationen konsistent, schnell und zuverlässig zugänglich bleiben.
Warum eine hybride Vorgehensweise wählen?
Hybrides Archivieren bietet Organisationen Flexibilität in Zeiten des Wandels. Viele Einrichtungen verfügen noch über wertvolle Papierarchive, die nicht sofort digitalisiert werden können oder dürfen – etwa aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder Authentizitätsanforderungen. Gleichzeitig wächst das Bedürfnis nach digitaler Zugänglichkeit, schnellen Suchmöglichkeiten und effizienten Arbeitsprozessen. Durch die Wahl eines hybriden Ansatzes können Organisationen gesetzliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig schrittweise die Digitalisierung umsetzen. Dies verhindert abrupte Veränderungen in Arbeitsabläufen und sorgt für Kontinuität im Informationsmanagement.
Die Herausforderungen des hybriden Archivierens
Damit ein hybrides Archiv effektiv funktioniert, sind gute Organisation und eine klare Struktur erforderlich. Die Kombination verschiedener physischer und digitaler Informationen bringt unterschiedliche Herausforderungen mit sich:
- Informationen sind oft fragmentiert
Physische Dokumente befinden sich in Aktenschränken oder externen Depots, während digitale Dateien über Netzlaufwerke, E-Mails oder verschiedene Anwendungen verstreut sein können. Diese Fragmentierung erschwert einen vollständigen und verlässlichen Überblick.
- Es fehlt an Übersicht
Ohne zentrale und einheitliche Struktur ist es schwierig, Informationen schnell und präzise zu finden besonders, wenn Akten teilweise physisch und teilweise digital verwaltet werden.
- Unterschiedliche Verwaltungsprozesse
Papier- und Digitalarchive erfordern jeweils eigene Aufbewahrungsmethoden, Sicherheitsmaßnahmen und Verwaltungsverfahren. Fehlende Abstimmung erhöht die Fehleranfälligkeit und führt zu Ineffizienz oder doppelter Arbeit.
- Gesetzliche Vorschriften und Compliance
Physische und digitale Archive müssen denselben rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen – z. B. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder dem Archivgesetz. In einer hybriden Umgebung steigt die Komplexität der Einhaltung, da unterschiedliche Vorschriften und Aufbewahrungsfristen gleichzeitig erfüllt werden müssen.
- Sicherheit und Zugangskontrolle
Unterschiedliche Informationsformen bringen unterschiedliche Risiken mit sich. Sicherheitsprotokolle und Zugriffskontrollen müssen deshalb sorgfältig abgestimmt werden, um die Integrität und Vertraulichkeit sowohl physischer als auch digitaler Informationen zu gewährleisten.
Eine effektive hybride Archivstrategie erfordert klare Absprachen, eine eindeutige Struktur und den Einsatz geeigneter Technologien. Nur so entsteht ein effizientes, sicheres und zukunftsfähiges Informationsmanagement.
So vereinen Sie physische und digitale Archive
Das erfolgreiche Zusammenführen von physischen und digitalen Archiven beginnt mit einer klaren Strategie. Durch die sorgfältige Abstimmung von Prozessen vermeiden Sie Chaos und schaffen ein übersichtliches und effizientes Archivsystem. Nachfolgend finden Sie einige wesentliche Schritte:
- Analysieren Sie Ihre aktuelle Situation. Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wo sich Ihre Informationen befinden, in welcher Form (Papier oder digital) und wie sie derzeit verwaltet werden.
- Setzen Sie Prioritäten. Bestimmen Sie, welche Informationen zuerst digitalisiert werden sollen – zum Beispiel basierend auf Nutzungshäufigkeit, Aufbewahrungsfristen oder gesetzlichen Anforderungen.
- Digitalisieren Sie gezielt. Beginnen Sie mit der Digitalisierung relevanter physischer Dokumente. Verwenden Sie OCR-Technologie, um die Dateien direkt durchsuchbar zu machen.
- Führen Sie alles in einem zentralen System zusammen. Stellen Sie sicher, dass sowohl gescannte als auch digitale Dateien in einem effizienten hybriden Informationssystem verwaltet werden. Wir bieten zum Beispiel Lösungen wie ein Virtual Archive an, in dem physische und digitale Archive nahtlos zusammengeführt werden.
- Erarbeiten Sie klare Richtlinien. Entwickeln Sie eindeutige Verfahren zur Speicherung, Verwaltung und Vernichtung von Dokumenten – unabhängig davon, ob diese physisch oder digital vorliegen.
- Schützen Sie Ihre Informationen. Behandeln Sie physische und digitale Informationen mit derselben Sorgfalt. Zugangskontrolle, Backups und die Einhaltung der DSGVO sind dabei unerlässlich.
Was Archive-IT für Sie tun kann
Bei Archive-IT verstehen wir die Komplexität des hybriden Archivierens. Mit langjähriger Erfahrung unterstützen wir Organisationen bei der Digitalisierung, Strukturierung und sicheren Verwaltung ihrer Informationen. Wir bieten Lösungen, die exakt auf Ihre spezifischen Informationsbedürfnisse abgestimmt sind. Dazu zählen unter anderem die physische Archivlagerung, die intelligente Digitalisierung mit OCR-Technologie und der Aufbau eines zukunftssicheren digitalen Archivs.
Neugierig, was Archive-IT für Sie tun kann? Nehmen Sie über den untenstehenden Button Kontakt mit uns auf!