Digitale Lernmittel sind aus der Bildung nicht mehr wegzudenken. Der Digitalisierungsprozess, der in Bildungseinrichtungen oft zu wünschen übrig lässt, findet sich vor allem in den hinteren Reihen der Organisation. Dies macht die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, die auch als digitale Konformität bezeichnet wird, zu einer großen Herausforderung. Personalakten, Zeugnisse, Notenlisten oder Schülerakten: das eine ist digital, das andere noch auf Papier. Das Ergebnis ist ein unstrukturierter Berg von Informationen.
Die Risiken eines veralteten Archivs
Heutzutage können Schüler mit einem Mausklick, einer Wischbewegung oder einem Sprachbefehl bestimmte Suchvorgänge durchführen und Informationen für die Schule finden. Seltsamerweise muss die Geschäfts- oder Verwaltungsabteilung diese Recherchen oft noch durchführen, wenn z. B. ein ehemaliger Student eine Akte, eine Notenliste oder ein Diplom benötigt. Dies beeinträchtigt nicht nur die Effizienz der Arbeit, sondern kann auch gewisse Sicherheitsrisiken wie Brand- oder Wasserschäden mit sich bringen. Es gibt auch Risiken für die Privatsphäre. Die Dokumente, die Schulen aufbewahren, enthalten oft persönliche Informationen über einen Mitarbeiter oder Schüler. Wenn Sie ein physisches oder digitales Archiv nutzen, ohne die richtigen Gesetze und Vorschriften anzuwenden, gibt es kaum oder gar keine Kontrolle darüber, wer welche Akte eingesehen hat. Darüber hinaus unterliegen die Dokumente bestimmten Aufbewahrungsfristen, die immer strenger werden. Die Weitergabe bestimmter Dokumente an Personen innerhalb und außerhalb der Organisation kann ebenfalls eine Herausforderung darstellen, wenn sie nicht richtig organisiert ist. Alles in allem also Grund genug, auf ein konformes digitales Archiv umzusteigen.
Die Vorteile der digitalen Konformität
Wenn eine Bildungseinrichtung die digitale Konformität einhält, genießt sie erhebliche Vorteile. Zunächst einmal arbeitet sie im Einklang mit den Rechtsvorschriften und Regelungen. Dokumente können strukturiert und automatisch gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Auch die Zulassung ist ein wichtiger Aspekt. Nur die Mitarbeiter, die Zugang zu den Dokumenten haben, können dies tun und alle Aktionen an den Dokumenten werden vollständig protokolliert. Dadurch wird verhindert, dass Personen, die keine Befugniss dazu haben auch nicht auf die sensiblen Daten zugreifen können. Außerdem erhöht es die Arbeitseffizienz. Wenn jemand außerhalb der Bildungseinrichtung, z. B. eine andere Schule, ein ehemaliger Schüler oder ein ehemaliger Mitarbeiter um ein Dokument bittet, ist es möglich, die betreffende Datei schnell und sicher weiterzugeben.
Digitale Konformität ist ein schwieriger Begriff, der eigentlich nicht mehr und nicht weniger bedeutet als die Anwendung und Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Eine Anwendung, die dies ermöglicht, ist für Bildungseinrichtungen von großer Bedeutung, um einen besseren Überblick über die Daten zu erhalten. Dieser Datenberg wird in den kommenden Jahren noch wachsen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Kontrolle haben und dass die digitale Konformität in Ihrer Bildungseinrichtung vollständig integriert und umgesetzt wird!
