Unternehmen müssen sich mit immer mehr Informationsflüssen auseinandersetzen, sowohl physischen als auch digitalen Dokumenten, die bereits in der Quelle digital sind. Jede Abteilung hat ihre eigenen Informationsflüsse, ihre eigenen Wünsche und Anforderungen an eine effizientere Arbeitsweise. Wenn Sie als Unternehmen Schritte unternehmen wollen, ist die Entscheidung, ob Sie abteilungsbezogen oder organisationsweit damit umgehen wollen, eine der ersten Entscheidungen, die Sie treffen müssen. Treffen Sie eine gut durchdachte Wahl!
Modernisierung des Informationssystems
Die Modernisierung einer Organisation erfordert Kohärenz im Informationsmanagement. Aber das ist einfacher gesagt als getan. Viele Abteilungen in Unternehmen sind echte Anlaufstellen für Dokumente. Jedes Aufgabengebiet, jede Branche, jeder Dienst oder jede Abteilung hat ihre eigenen Methoden. Die Anpassung an eine Abteilung oder sogar an eine Organisation als Ganzes kann eine große Aufgabe sein. Was sagt das über unternehmensweite Digitalisierungspläne aus?
Es kann auch anders sein! Sie müssen sich nicht unbedingt auf die Dokumente oder die Abteilungen verlassen, aber Sie können auch Prozesse digitalisieren. Denke zum Beispiel an einen:
- Produktionsprozess;
- Projekt;
- Richtlinien und Managementprozess;
- Interner Managementprozess.
Archivierungsverfahren
Es lässt sich sagen, dass es drei Möglichkeiten der Differenzierung in Digitalisierungsprozessen gibt. Unternehmen müssen sich nicht unbedingt für den gleichen digitalen Ansatz für alle Dokumente entscheiden, nur weil es sich um Dokumente handelt. Dies sehen wir oft in HRM-Abteilungen, die eine ganz andere Arbeitsweise und Archivierung haben als eine Einkaufsabteilung oder eine Finanzabteilung. Selbstverständlich empfehlen wir Ihnen, einen unternehmensweiten Aktionsplan zu erstellen. Aber haben Sie keine Angst, für jeden Prozess eine andere Struktur zu wählen.
Vorgehensweise
Mit einem unternehmensweiten Ansatz können Sie eine Projektgruppe mit einer Reihe von Ansprechpartnern einrichten, die jeweils für ihren eigenen Prozess verantwortlich sind. In dieser Projektgruppe vereinbaren Sie einheitliche Regeln für die Archivierung und Digitalisierung. Die Entscheidung, beispielsweise Fotomaterial in Farbe oder Schwarzweiß zu digitalisieren und physische Klammern durch elektronische Bindung zu ersetzen, sind Fragen, die in der gesamten Organisation angegangen werden können.
Als erfahrener Experte kann ich empfehlen, bei der Digitalisierung und Prozessinnovation den Schwerpunkt auf den Bereich der Aufmerksamkeit zu legen, um weiterhin einen kundenfreundlichen Service anzustreben. Ohne einen durchdachten Arbeitsprozess nach der Digitalisierung haben Sie keine „andere Organisation“.