Wohnungsbaugesellschaften

Die Archive von Wohnungsunternehmen bestehen oft aus komplizierten Akten. Denken Sie zum Beispiel an Bauakten, Mieterakten, Grundstücksarchive oder komplexe Akten. Neben der regulären Dokumentation bestehen diese Dateien in der Regel aus Bauzeichnungen und Genehmigungen, können aber auch Fotos oder andere ungewöhnliche Formate enthalten. Infolgedessen nehmen die Akten viel Platz in Anspruch und sind nicht immer übersichtlich. Das Scannen Ihres Archivs und die anschließende digitale Archivierung bietet eine Lösung für dieses Problem!

Scannen von Dateien

Mit den modernen Scannern von Archive-IT können die Dateien ganz nach Ihren Wünschen  digitalisiert werden. Dadurch können wir sowohl große als auch kleine Formate im gleichen Verfahren scannen. Darüber hinaus ist es möglich, sich für das Scannen in zwei Auflösungen zu entscheiden. Beispielsweise können die hochauflösenden Dateien an BIM übertragen und die niedrigauflösenden Dateien als Arbeitsdokument verwendet werden. Beim Scannen der Dateien garantieren wir, dass die Qualität erhalten bleibt, und wir bemühen uns um eine effiziente und praktikable Lösung für unsere Kunden.

Möchten Sie mehr über das Grossformat-Scannen erfahren? Werfen Sie einen Blick auf unsere Seite über Großformat-Scannen!

AIR

Nachdem die Dateien digitalisiert worden sind, empfehlen wir Ihnen, sie digital zu archivieren. Mit AIR bieten wir ein übergreifendes System an, in dem das gesamte Archiv erfasst und verwaltet werden kann. Durch Hinzufügen von Metadaten kann jede Datei schnell wiedergefunden werden. Auch die einzelnen in der Akte erfassten Dokumente und/oder Zeichnungen sind schnell auffindbar. Denken Sie zum Beispiel an eine Suche nach Straßenname + Hausnummer oder Postleitzahl. Es besteht auch die Möglichkeit, Datenextraktion und Klassifizierung hinzuzufügen. Ideal zum Erkennen von beglaubigten Zeichnungen und Dokumenten, die aufgrund ihres rechtlichen Wertes oft über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Falls gewünscht, verknüpfen wir mit diesen Dokumenten eine Aufbewahrungsfrist.

Vorteile

Die digitale Archivierung mit AIR hat viele Vorteile. Zum Beispiel:

  • Optimierung der Dienstleistungen
  • Benutzerrechte sind leicht zu definieren
  • Dokumente können auf sichere Weise gemeinsam genutzt werden
  • Die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten erfolgt vollständig in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften
  • Speichern von physischem Archivplatz
  • Erstellen einer Übersicht in der großen Menge an Informationen
  • Automatische Arbeitsabläufe
  • Dateien werden zentral gespeichert und sind jederzeit und überall zugänglich

Sind Sie als Wohnungsunternehmen daran interessiert, Ihr Archiv zu digitalisieren und/oder digital zu archivieren? Oder sind Sie neugierig auf die Lösung, die wir Ihnen anbieten können? Zögern Sie nicht, uns zu  kontaktieren!