PDF/A; was ist das und was kann man damit machen?

Wenn man ein Dokument mit Text und Bildern über das Internet verbreiten möchte, wählt man oft ein Dokument im pdf-Format. Der Vorteil eines pdf ist, dass es fast immer gleich aussieht, unabhängig davon, ob es auf einem Telefon, Tablet oder Computer betrachtet wird. Allerdings haben Archivdokumente, wie Personalakten oder medizinische Akten, einen außergewöhnlich hohen Standard. Diese Dokumente müssen unter allen Umständen genau gleich aussehen. Aus diesem Grund wurde PDF/A entwickelt.

Was ist PDF/A?

Ein PDF/A (Portable Document Format Archivable) ist eine Variante des regulären PDF-Formats und wurde speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt. Der Hauptzweck eines PDF/A ist es, Papier durch ein Dokument in elektronischer Form zu ersetzen. Außerdem ist PDF/A im Gegensatz zu einem normalen pdf ISO-standardisiert. Damit wird sichergestellt, dass das visuelle Bild der elektronischen Dokumente immer gleich bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen, die für die Erstellung, Speicherung und Reproduktion des Dokuments verwendet werden. Dazu gehört die Beibehaltung von Schriftarten, Farbprofilen und Bildern.

Die technische Seite von PDF/A

Es gibt drei verschiedene Arten von PDF/A, nämlich PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3. PDF/A-1 ist die Originalversion, PDF/A-2 und PDF/A-3 sind eine Ergänzung dazu. Beide Formate bieten zusätzliche Optionen für die Archivierung von PDF-Dokumenten.

• PDF/A-1 ist die erste Version von PDF/A und wurde im Jahr 2001 entwickelt. Dieses Format stellt sicher, dass alle Quellen (Bilder, Illustrationen und Schriften) in das PDF/A-Dokument eingebettet sind. Es unterstützt auch digitale Signaturen und die Verwendung von Hyperlinks.
• PDF/A-2 wurde 2011 veröffentlicht und hat gegenüber PDF/A-1 eine Reihe von neuen Funktionen. So enthält das JPEG200 beispielsweise Komprimierung, transparente Elemente und PDF-Ebenen. Eine sehr wichtige Neuerung ist die „Container“-Funktion. Damit können PDF/A-Dateien in eine PDF/A-2-Datei integriert werden.
• PDF/A-3 wurde 2012 veröffentlicht und bietet eine Funktion, mit der jede Art von Datei in die PDF/A-3-Datei integriert werden kann. Beispielsweise kann die Originaldatei auch in die PDF/A-3-Datei integriert werden.

Darüber hinaus gibt es auch verschiedene Ebenen, die die PDF/A-Dateien haben können. Diese spiegeln die Qualität des archivierten Dokuments wider:

• Die Stufe A erfüllt alle Anforderungen der ISO-Norm. Dieses Niveau kann oft nur durch die Konvertierung ursprünglich digitaler Dokumente erreicht werden.
• Stufe B ist die Grundstufe. Dies garantiert, dass der Inhalt des Dokuments in Zukunft eindeutig dargestellt werden kann. Ein Dokument der Ebene B ist einfacher zu erstellen als ein Dokument der Ebene A. Sie garantiert jedoch keine 100%ige Textextraktion und Durchsuchbarkeit.

PDF/A und Archive-IT

Archive-IT verfügt über alle Techniken, die für die Produktion von PDF/A-Dateien erforderlich sind. In Absprache mit Ihnen betrachten wir die rechtlichen Rahmenbedingungen, die technischen Möglichkeiten Ihrer Software und Ihre spezifischen Wünsche bezüglich der digitalen Archivierung. Sei es die Umwandlung von digitalen Dokumenten in PDF/A oder das Scannen von Papierdokumenten in das richtige digitale Archivformat, eventuell mit Textextraktion. Wir verfügen über alle relevanten Kenntnisse und Werkzeuge, um Ihre Informationen zukunftssicher für Ihr digitales Archiv bereitzustellen!

Haben Sie Fragen oder sind Sie neugierig, was Archive-IT für Sie tun kann? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!