
Digitalisierung ist die Zukunft
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Wenn man ein Dokument mit Text und Bildern über das Internet verbreiten möchte, wählt man oft ein Dokument im pdf-Format. Der Vorteil eines pdf ist, dass es fast immer gleich aussieht, unabhängig davon, ob es auf einem Telefon, Tablet oder Computer betrachtet wird. Allerdings haben Archivdokumente, wie Personalakten oder medizinische Akten, einen außergewöhnlich hohen Standard. Diese Dokumente müssen unter allen Umständen genau gleich aussehen. Aus diesem Grund wurde PDF/A entwickelt.
Ein PDF/A (Portable Document Format Archivable) ist eine Variante des regulären PDF-Formats und wurde speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt. Der Hauptzweck eines PDF/A ist es, Papier durch ein Dokument in elektronischer Form zu ersetzen. Außerdem ist PDF/A im Gegensatz zu einem normalen pdf ISO-standardisiert. Damit wird sichergestellt, dass das visuelle Bild der elektronischen Dokumente immer gleich bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen, die für die Erstellung, Speicherung und Reproduktion des Dokuments verwendet werden. Dazu gehört die Beibehaltung von Schriftarten, Farbprofilen und Bildern.
Es gibt drei verschiedene Arten von PDF/A, nämlich PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3. PDF/A-1 ist die Originalversion, PDF/A-2 und PDF/A-3 sind eine Ergänzung dazu. Beide Formate bieten zusätzliche Optionen für die Archivierung von PDF-Dokumenten.
Darüber hinaus gibt es auch verschiedene Ebenen, die die PDF/A-Dateien haben können. Diese spiegeln die Qualität des archivierten Dokuments wider:
Archive-IT verfügt über alle Techniken, die für die Produktion von PDF/A-Dateien erforderlich sind. In Absprache mit Ihnen betrachten wir die rechtlichen Rahmenbedingungen, die technischen Möglichkeiten Ihrer Software und Ihre spezifischen Wünsche bezüglich der digitalen Archivierung. Sei es die Umwandlung von digitalen Dokumenten in PDF/A oder das Scannen von Papierdokumenten in das richtige digitale Archivformat, eventuell mit Textextraktion. Wir verfügen über alle relevanten Kenntnisse und Werkzeuge, um Ihre Informationen zukunftssicher für Ihr digitales Archiv bereitzustellen!
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