Digitale Archivierung

Ein Online-Archiv ist mehr als nur eine Ordnerstruktur mit digitalen Dateien. Sein Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie einfach sich die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt wiederfinden lässt. Doch das ist nur ein Teil des Ganzen. Viele Organisationen stehen vor einer komplexen Vielfalt an Informationsflüssen: verschiedene Anwendungen, unterschiedliche Speicherorte, lokale Ordner und mehr.

Archive-IT ist auf digitales Archivieren spezialisiert. Ob es um digitalisierte Dokumente geht, die zugänglich gemacht werden sollen, physische Unterlagen, die digital erfasst werden müssen, oder digitale Dateien, die direkt an der Quelle verwaltet werden – wir bieten für jede Herausforderung eine sichere, effiziente und zugängliche Lösung.

Warum ein digitales Archiv?

Fällt es Ihnen schwer, in einem unstrukturierten Archiv mit Papierdokumenten und digitalen Informationen schnell eine Akte zu finden? Oder verfügt Ihre Organisation über verschiedene Dokumente, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, und Sie wissen nicht genau, wie Sie diese rechtskonform speichern sollen?

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit sicheren, schnellen und benutzerfreundlichen Zugriff auf archivierte Dokumente haben. Mit einer intelligenten Softwarelösung, die vollständig auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist, können Sie nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch Kosten einsparen.

Ihre Vorteile

  • Kosten senken und effizienter arbeiten durch Entlastung Ihres Primärsystems.
  • Zeit sparen dank einer Suchfunktion, mit der Mitarbeitende schnell die richtigen Informationen finden.
  • Sicherer Zugriff auf wichtige Dokumente und Daten – jederzeit und von überall.
  • Anreicherung Ihrer Dateien durch Zuweisung von Metadaten.
  • Berechtigungen auf Detailebene verwalten.
  • Informationen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.
  • Strukturiert eingerichtete Aufbewahrungsrichtlinien.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen.

Digitales Archiv nach Maß

Archive-IT bietet flexible Lösungen zur Verwaltung digitaler und physischer Dokumente in einem zentralen Archivsystem. Je nach Bedarf und rechtlichen Anforderungen kann die Lösung individuell angepasst werden, egal ob Sie rein digital arbeiten oder noch papierbasierte Akten verwalten.

Das digitale Archiv ermöglicht es, Informationen strukturiert und sicher zu speichern, mit Hilfe von Metadaten effizient zu organisieren, schnell zu durchsuchen und zuverlässig wiederzufinden. Auch hybride Arbeitsweisen werden unterstützt: Physische Akten können digital angefragt und eingesehen werden, während digitale Dokumente direkt bearbeitet und verwaltet werden. Alle Funktionen sind darauf ausgelegt, Ihre Archivprozesse transparent, effizient und rechtskonform zu gestalten, mit voller Kontrolle über Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und Informationssicherheit.

Gesetzliche Vorgaben & Compliance

Die sichere Archivierung Ihrer digitalen Dokumente ist von zentraler Bedeutung. Deshalb investiert Archive-IT kontinuierlich in Informationssicherheit. Wir arbeiten nach den höchsten Standards und passen unsere Sicherheitsmaßnahmen laufend an aktuelle digitale Entwicklungen sowie sich ändernde gesetzliche Anforderungen an.

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