Warum sollten Personalakten digitalisiert werden?

Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen noch mit Personalakten aus Papier? Jetzt ist es an der Zeit, zu digitalisieren. Obwohl wir bereits größtenteils digital arbeiten, gibt es immer noch Personalabteilungen in allen Branchen, die die Geschichte auf Papier festhalten. Dies ist auch im Zusammenhang mit der Gewährleistung des Schutzes der personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer ein wichtiges Anliegen. Dennoch hören wir immer wieder, dass die Unternehmen erwarten, dass sie selbst viel Zeit und Arbeit dafür aufwenden müssen. Das Gegenteil ist der Fall. Sind Sie neugierig auf die Auswirkungen des Digitalisierungsprozesses für Personalakten? Dann lesen Sie weiter.

Gute Vereinbarungen, klare Planung

Ein erfahrener Berater unterstützt Sie bei der Entscheidungsfindung. Dank unserer langjährigen Erfahrung mit der Digitalisierung von Personalakten unterstützen wir Sie gezielt bei der Entscheidungsfindung. Gemeinsam schauen wir uns die aktuelle, physische Personalakte an. Wie sieht sie aus? Wie ist die tabellarische Struktur? Wir befassen uns auch mit dem digitalen Wunsch und legen eine Reihe von wichtigen Punkten fest. Eine Reihe von Beispielen:

• In welcher Form möchten Sie Ihre digitale Personalakte sehen?
  Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Akten zu digitalisieren. Wir treffen diese Entscheidungen im Voraus. Denken Sie an das Scannen auf Dokumentenebene, Registerkartenebene oder Dateiebene.
• Möchten Sie die Dateien in Farbe, in Graustufen oder in Schwarz-Weiß scannen?
  Wir empfehlen, die Dateien nur dann in Farbe zu scannen, wenn die Farbe eine Funktion hat, z. B. bei Diagrammen oder Tabellen. Das Scannen in Farbe führt zu größeren Dateien. Wir werden immer eine Reihe von Testdateien im Voraus scannen. Sie können Ihre Wahl dann jederzeit ändern. Wussten Sie, dass es für die Kosten keinen Unterschied macht, ob Sie bei uns in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß scannen?
• Möchten Sie die Dateien mit OCR (Optical Character Recognition) ausstatten?
  Wenn Sie möchten, dass die Dateien in digitaler Form vollständig durchsuchbar sind, müssen wir den Prozess um OCR erweitern. Für eine optimale Benutzerfreundlichkeit ist dies eine wertvolle Ergänzung während des Digitalisierungsprozesses. Möchten Sie mehr erfahren? Dann laden Sie hier unser Whitepaper zur Digitalisierung von Personalakten herunter!

Selbst aufräumen

Unternehmen erwägen oft, ihre Akten im Voraus zu bereinigen, indem sie bestimmte Papierinformationen aus den physischen Akten entfernen. Das senkt die Digitalisierungskosten. Es ist jedoch sehr wichtig, hier eine gute Überlegung anzustellen. Die Bereinigung ist zeitaufwändig, so dass Sie sich fragen müssen, ob die zusätzlichen Kosten für einige zusätzliche Seiten für die Digitalisierung den Zeitaufwand aufwiegen. Es ist auch möglich, bestimmte Arten von Dokumenten durch Klassifizierung digital herauszufiltern, was viel Zeit spart.

Direkt in Ihr vertrautes System

Am Ende des Scanvorgangs sorgen wir für einen automatischen Import in das System, mit dem Sie bereits arbeiten. Wir sorgen dafür, dass die digitalisierte Akte unter dem richtigen Mitarbeiter erscheint. So entsteht eine einzige Umgebung mit allen Personalinformationen. Haben Sie noch kein (geeignetes) System zur Verwaltung der digitalen Informationen? Auch dafür haben wir Lösungen. Einfach, sicher und zuverlässig!

In der Praxis

Ein Beispiel aus der Praxis: Brabantia hat sich dafür entschieden, den Zugang für autorisierte Mitarbeiter "auf Knopfdruck" durch Digitalisierung zu realisieren. "Während des Digitalisierungsprozesses hat mir besonders die proaktive Haltung von Archive-IT gefallen. Als ich keine Antwort erhielt, schickten sie mir sofort eine Nachricht und fragten, ob ich Hilfe bräuchte. Die Mitarbeiter von Archive-IT kümmern sich wirklich darum, dass alles so reibungslos wie möglich und nach der vereinbarten Planung abläuft. Wenn ich Fragen hatte, wurde mir immer schnell und höflich geholfen, was ich als sehr angenehm und wichtig empfinde", sagte Petra Hasselo, HR Manager Brabantia. Lesen Sie hier mehr über andere Kunden, die Ihnen vorausgegangen sind.

Die Digitalisierung von Personalakten in Ihrem Unternehmen bietet verschiedene Vorteile. Es erhöht unter anderem die Transparenz für Ihre Mitarbeiter. Es gibt eine Übersicht mit allen Informationen zu jedem Mitarbeiter und die Informationen sind auch außerhalb der Bürozeiten verfügbar. Wünschen Sie eine individuelle und unverbindliche Beratung? Kontaktieren Sie uns hier!