Warum sollten Sie sich für eine physische Archivspeicherung entscheiden? Es ist nicht immer notwendig und kosteneffizient, (alle) Dateien zu digitalisieren. In der Praxis stellt sich heraus, dass (ein Teil der) Papierakten nicht mehr oft konsultiert wird, sondern erhalten bleiben sollte. Um Platz zu schaffen, ist eine externe Lagerung eine gute Lösung. Archive-IT verfügt über große Räumlichkeiten in Brüggen, in denen Akten und Dokumente auf verschiedene Weise gelagert werden können.
Archive-IT bietet drei verschiedene Formen der Archivspeicherung an: Paletten Lagerung, Individuelle Lagerung und Klimatisierte Lagerung.
Organisationen verfügen oft über statische Archive, z.B. ein Archiv mit einer geringen Konsultationsfrequenz, das laut Gesetz aufbewahrt werden muss. Für dieses Archiv bietet Archive-IT die Lagerung auf Palettenebene an; Massenlagerung, bei der die Archive auf Kistenebene registriert werden und die Archive auf Paletten oder in Aktenschränken gelagert werden. Dies ist eine kosten- und platzsparende Lösung für physische Archive, die nicht oder kaum konsultiert werden.
Diese Speicheroption ist für das Archiv, das Sie nicht häufig benötigen, aber sehr schnell verfügbar sein möchten, wenn Sie eine oder mehrere Dateien benötigen. Jede Datei wird einzeln registriert und archiviert, so dass wir eine benötigte Datei innerhalb von 1,5 Stunden digital zur Verfügung stellen können.
Diese Aufbewahrungsoption wird hauptsächlich für Akten gewählt, die sehr lange oder unendlich lange aufbewahrt werden müssen. Ein vollständiges Klimasystem reguliert und überwacht die relevanten Klimafaktoren. Denken Sie an konstante Feuchtigkeit und Temperatur. Dieses Klimasystem signalisiert auch, wenn die Werte nicht den Normen entsprechen. Diese Signalisierung ermöglicht es uns, die Parameter bei Bedarf schnell anzupassen, so dass sie wieder innerhalb der gesetzten Standards liegen.
Unabhängig davon, welche Speicherebene gewählt wird, besteht der Prozess der physischen Archivierung aus fünf Schritten:
Wenn das Archiv physisch bei Archive-IT gespeichert ist, erhalten Sie Zugriff auf das Virtual Archive, um die Archivalien zu verwalten. Brauchen Sie eine Akte? Über Scanning on Demand oder unseren Kurierdienst können Sie jederzeit auf die gewünschten Dateien zugreifen. Eine Datei wird digital angefordert und kann innerhalb von 1,5 Stunden zur Verfügung gestellt werden! Mit Scanning on Demand bauen Sie nach und nach ein digitales Archiv auf, mit nur dem, was Sie tatsächlich benötigen.
Archivdokumente müssen oft über einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Dokumente vernichtet werden. Nach dem unterzeichneten Auftrag des Auftraggebers wird das Archiv vertraulich vernichtet. Archive-IT arbeitet mit SUEZ zusammen, einem Spezialisten für die vertrauliche Vernichtung von vertraulichen Dokumenten.
Sicherheit steht bei Archive-IT an erster Stelle. Wir ergreifen die höchstmöglichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihr Archiv sicher ist und mit Sorgfalt behandelt wird. Sowohl physisch als auch digital. Unser Beauftragter für Datenschutz und Sicherheit stellt gemeinsam mit unserem Datenschutzbeauftragten sicher, dass alle unsere Prozesse und Aktivitäten in voller Übereinstimmung mit dem DSGVO durchgeführt werden. Die Bedeutung der Informationssicherheit wird durch die Zertifikate ISO 27001 bestätigt.
Möchten Sie durch die physische Archivierung des Archivs Büroräume freimachen? Bitte kontaktieren Sie Archive-IT für die Möglichkeiten.
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