In einer Welt, in der Informationen immer schneller fließen müssen, ist es entscheidend, dass Daten leicht auffindbar, verarbeitbar und verwaltbar sind. Dennoch werden in vielen Organisationen wertvolle Informationen weiterhin in Papierdokumenten oder nicht durchsuchbaren PDFs gespeichert. Das manuelle Suchen oder Eingeben dieser Daten kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern.
OCR (Optical Character Recognition – optische Zeichenerkennung) bietet hier eine Lösung. Sie ermöglicht es Organisationen, Dokumente durchsuchbar zu machen. In diesem Blog erfahren Sie, was OCR ist, wie es funktioniert und wie es zu einem effizienteren Informationsmanagement beitragen kann – insbesondere für Unternehmen, Behörden und Gesundheitseinrichtungen.
Was ist OCR?
OCR steht für Optical Character Recognition, also optische Zeichenerkennung. Diese Technologie erkennt Text in gescannten Dokumenten, Bildern oder PDF-Dateien und wandelt ihn in digitale, bearbeitbare Texte um. Dazu gehören Buchstaben, Zahlen und Symbole, die automatisch identifiziert werden.
Durch die Analyse visueller Daten mit Mustererkennung und linguistischen Regeln macht OCR die Inhalte von Dokumenten digital nutzbar. Das ist von unschätzbarem Wert für Organisationen, die ihre Papierarchive erschließen oder ihre digitale Informationsbereitstellung verbessern möchten.
Wie funktioniert OCR-Technologie?
OCR funktioniert, indem Text aus digitalen Bildern in bearbeitbare und durchsuchbare Daten umgewandelt wird. Der Prozess beginnt mit dem Scannen oder Importieren eines Dokuments – etwa eines PDFs, eines Fotos oder eines physischen Papiers. Die OCR-Software analysiert das Bild auf Formen, die bekannten Zeichen wie Buchstaben oder Zahlen entsprechen.
Während dieser Analyse erkennt das System Linien, Formen und Abstände, um einzelne Zeichen zu identifizieren. Diese werden mit einer internen Datenbank von Schriftarten und Symbolen verglichen, um die korrekte Interpretation zu bestimmen. Moderne OCR-Technologien nutzen künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen. Dadurch können auch handgeschriebene Texte, ungewöhnliche Schriftarten oder schwer lesbare Dokumente mit hoher Genauigkeit erkannt werden.
Das Ergebnis ist ein digitales Dokument, dessen Text markierbar, durchsuchbar und in Systemen weiterverwendbar ist. OCR-Technologie kann auf verschiedene Dokumente angewendet werden, wie z. B. gescannte Verträge, Formulare oder Archivunterlagen.
Vorteile von OCR in Ihrer Organisation
Immer mehr Organisationen entscheiden sich für den Einsatz von OCR-Technologie – aufgrund der vielen Vorteile.
- Effizienz und Zeitersparnis
Mit OCR-Technologie finden Sie Informationen sofort und beschleunigen damit Ihre täglichen Prozesse. Aufwändiges Suchen und manuelle Dateneingabe gehören der Vergangenheit an.
- Bessere Zugänglichkeit von Informationen
OCR macht Archive, Dokumente und Kundendaten digital zugänglich. Ideal für Kommunen, Gesundheitseinrichtungen und Unternehmen mit viel Papierdokumentation.
- Integration mit Systemen
OCR-Software lässt sich in bestehende DMS-, ERP- oder Vorgangsbearbeitungssysteme integrieren, sodass Informationen automatisch am richtigen Ort gespeichert werden. Ihr digitales Archiv bleibt aktuell und übersichtlich.
- Unterstützung bei Compliance und Audits
Für Organisationen mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder zur Einhaltung von Vorschriften ist OCR ein starkes Instrument, um Daten überprüfbar und nachvollziehbar zu machen.
- Kostenersparnis
Durch Digitalisierung und Automatisierung senken Sie Personalkosten und vermeiden Fehler, die durch manuelle Prozesse entstehen.
OCR und Sicherheit
Die Digitalisierung von Informationen erfordert höchste Sicherheitsstandards. Moderne OCR-Lösungen sind darauf ausgelegt und bieten unter anderem folgende Schutzmaßnahmen:
- Kontrollierter Zugriff
Durch die Integration von OCR in sichere Systeme wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein E-Depot bleibt der Zugriff auf Informationen autorisierten Nutzern vorbehalten. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wer welche Daten einsehen oder bearbeiten darf.
- Verschlüsselung und sichere Speicherung
Mit OCR verarbeitete Daten werden verschlüsselt in geschützten Umgebungen gespeichert – das Risiko von Datenlecks wird dadurch erheblich reduziert. Auch die Übertragung von Daten während der Verarbeitung erfolgt über gesicherte Verbindungen wie SSL/TLS.
- Unterstützung bei DSGVO-Compliance
OCR-Technologie hilft Organisationen, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, indem personenbezogene Daten leichter gefunden, verwaltet und – wenn nötig – gelöscht oder anonymisiert werden können.
- Protokollierungs- und Auditfunktionen
Viele OCR-Lösungen bieten umfangreiche Protokollierungs- und Auditfunktionen, mit denen sich genau nachvollziehen lässt, wer wann welche Informationen aufgerufen oder geändert hat. Dies unterstützt sowohl interne Kontrollen als auch externe Prüfungen.
Was Archive-IT für Sie tun kann
OCR ist mehr als nur Texterkennung. Es ist ein strategischer Schritt in Richtung effizienteres Informationsmanagement, geringere Kosten und bessere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Ob Sie eine Kommune, eine Gesundheitseinrichtung oder ein Unternehmen sind – mit dem Einsatz von OCR-Technologie holen Sie das Maximum aus Ihren Dokumentenprozessen heraus.
Möchten Sie erfahren, was OCR für Ihre Organisation leisten kann? Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf!