In der Welt herrscht viel Aufruhr. Gerade haben wir uns von der Corona-Pandemie ein wenig erholt, da bricht ein Krieg aus, der zu einem drastischen Anstieg der Kosten an allen Fronten führt. Transportkosten, Lebensmittel, Energie; alle Preise sind in die Höhe geschnellt. Das hat nicht nur für Haushalte große Auswirkungen, sondern auch Unternehmen haben hohen Kosten zu kämpfen. Die Materialien werden teurer, die Gemeinkosten steigen; es gibt viele Gründe, warum Unternehmen bei Investitionen zurückhaltender sind. Doch einige Investitionen tragen tatsächlich zu Kosteneinsparungen bei. In diesem Blog erfahren Sie mehr darüber, wie Sie durch Digitalisierung Kosten sparen können.

Wertvollen Platz durch die Digitalisierung von Akten einsparen

Wenn es in Ihrem Unternehmen noch viel Papierkram gibt, nimmt dieser viel unnötigen Platz weg. Auch die Gesetzgebung macht die Aufbewahrung von Dokumenten nicht immer einfach. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen führen oft dazu, dass Unternehmen den Überblick verlieren. Dabei ist sie von großer Bedeutung, denn wenn Sie als Unternehmen diese nicht einhalten, drohen Strafen. Doch wie kann die Digitalisierung zu Kosteneinsparungen beitragen? Durch die Digitalisierung von Papier wird Platz frei, der für wertvollere Zwecke genutzt werden kann. Sie können zum Beispiel mehr Platz für Ihre Mitarbeitenden oder neue Arbeitsplätze schaffen. Oder Sie können einen zusätzlichen Besprechungsraum für Meetings vor Ort oder Videokonferenzen einrichten. Oder Si nutzen den freigewordenen Platz, um Ihren Beschäftigten mehr Freiraum für Pausen zu geben. Die Möglichkeiten sind endlos. Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass das Büro gar nicht so groß sein muss und Sie durch den Wechsel zu einem kleineren Büro Miet- und Energiekosten sparen können.

Schneller und gezielter auf benötigte Daten zugreifen

Die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Akten ist nicht auf den physischen Raum beschränkt. Durch die Digitalisierung und Archivierung auf digitalem Wege lassen sich Aufbewahrungsfristen z.B. viel einfacher und zuverlässiger verwalten. Das bedeutet, dass man auch die digitalen Daten in den Griff bekommen muss. Wir sehen, dass der Datenberg in digitaler Form exponentiell wächst, aber löschen wir auch, was nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht mehr aufbewahrt werden darf? Wenn Sie dies einmal richtig einordnen, erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie. Auf diese Weise können Sie die Menge an digitalen Daten reduzieren und so z.B. Server- und Speicherkosten sparen. Gleichzeitig halten Sie aber auch die gesetzlichen Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen ein.

Digitalisierung erleichert hybrides Arbeiten

Ein wachsender Trend ist das flexible Arbeiten in einer hybriden Arbeitsumgebung. Seit der Corona-Pandemie arbeiten viele Beschäftigte gerne im Homeoffice. Zahlreiche Unternehmen machen sich diesen Trend zunutze, indem sie die hybride Arbeitsumgebung so effizient wie möglich einrichten. Durch die Digitalisierung stellen Sie sicher, dass die verfügbaren Dokumente für alle zugänglich sind und die Mitarbeiter deshalb nicht an einem bestimmten Ort sein müssen, um auf Informationen zuzugreifen. Außerdem können mehrere Personen gleichzeitig mit denselben Dokumenten arbeiten. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz. Noch ein positiver Nebeneffekt der Digitalisierung von Papierakten: Wenn es für die Mitarbeiter attraktiv wird, von zu Hause aus zu arbeiten, hat dies den zusätzlichen Vorteil, dass weniger Reisekosten anfallen. Und natürlich: Weniger Verkehr ist auch gut für die Umwelt!

Digitale Akten bringen eine nachhaltige Zeitersparnis

Wenn Dokumente digitalisiert sind, besteht der nächste Schritt darin, Struktur in den Datenberg zu bringen. Dies ist eine Investition in Zeit und Geld, die sich aber im Handumdrehen auszahlt. Die Dokumente können schneller eingesehen werden, und es kann eine Rechteverwaltung eingerichtet werden. Ein unstrukturierter Datenberg nützt wenig, aber wenn diese Struktur erst einmal vorhanden ist, können Sie eine unglaubliche Menge wertvoller Informationen gewinnen. Denken Sie z. B. an durchgeführte medizinische Untersuchungen, die Sie nun leichter mit einer anderen medizinischen Untersuchung verknüpfen können. Links können schnell hergestellt werden, und die Suche erfolgt mit einem einzigen Klick. Das spart Zeit, erhöht die Zuverlässigkeit und führt letztlich zu Kosteneinsparungen. Mit anderen Worten: eine Win-Win-Situation.

Die Digitalisierung von Akten und deren Vitalisierung sowie deren Umwandlung in strukturierte Daten kann viele Vorteile bringen. Sind Sie neugierig auf die langfristigen Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen? Wir beraten Sie gerne und unverbindlich. Sie können uns hier gerne kontaktieren, um einen unverbindlichen Beratungstermin zu vereinbaren.

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