Die digitale Archivierung gewinnt für Organisationen, die ihre Daten sicher und nachhaltig aufbewahren und gleichzeitig gesetzlichen Vorgaben entsprechen wollen, zunehmend an Bedeutung. Ein elektronisches Archiv bietet hierfür eine leistungsstarke Lösung, doch die Implementierung und Verwaltung erfordern sorgfältige Überlegungen. In diesem Blog erfahren Sie, was ein elektronisches Archiv ist, was es erfordert und welche Vorteile sowie Herausforderungen es mit sich bringt.
Was ist ein elektronisches Archiv?
Ein elektronisches Archiv ist eine digitale Einrichtung zur langfristigen Speicherung, Verwaltung und Zugänglichmachung archivwürdiger Informationen. Ziel ist es, die Authentizität, Vollständigkeit und Zugänglichkeit digitaler Dokumente dauerhaft zu gewährleisten. Dafür bedarf es eines Zusammenspiels von Organisationsrichtlinien, Prozessen, Informationsmanagement, Sicherheit und Technologie.
Ein gut organisiertes elektronisches Archiv unterstützt Organisationen dabei, gesetzliche Vorgaben wie das Archivgesetz, die DSGVO und andere relevante Vorschriften einzuhalten. Viele elektronisches Archiv-Lösungen basieren auf dem international anerkannten OAIS-Modell (Open Archival Information System), das als Referenzrahmen für die dauerhafte Archivierung digitaler Informationen dient.
Welche Informationen gehören in ein elektronisches Archiv?
Ein elektronisches Archiv richtet sich hauptsächlich an Behörden und öffentliche Einrichtungen wie Ministerien, Kommunen, ausführende Organisationen, selbstständige Verwaltungsorgane und regionale Archive.
Die Informationen, die in einem elektronisches Archiv gespeichert werden, lassen sich in vier Hauptkategorien einteilen:
- Archivwürdige Dokumente. Dokumente mit langfristiger oder dauerhafter Aufbewahrungspflicht, wie etwa politische Strategiepapiere, Verwaltungsentscheidungen, Genehmigungen, Jahresberichte, strategische Pläne oder Ratsprotokolle.
- Authentische digitale Dateien. Originale, digital entstandene Dokumente (z. B. E-Mails, PDFs oder Datenbanken), deren Integrität und Herkunft nachweislich erhalten bleiben müssen.
- Kulturell oder gesellschaftlich wertvolle Unterlagen. Informationen von historischem oder gesellschaftlichem Wert – auch ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht – wie Forschungsberichte, Projektberichte oder Bürgerinitiativen.
- Übertragungsdossiers aus DMS- oder RMA-Systemen. Abgeschlossene oder inaktive Informationen aus Dokumenten- oder Records-Management-Systemen, die zur langfristigen Archivierung in ein elektronisches Archiv überführt werden.
Wichtige Aspekte beim Management eines elektronisches Archiv
Ein elektronisches Archiv ist mehr als nur Speicherplatz. Nachhaltige digitale Archivierung erfordert Weitblick, Fachwissen und sorgfältige Verwaltung. Die wichtigsten Schwerpunkte:
Langfristige Zugänglichkeit
Dateien müssen auch in Jahrzehnten noch lesbar, interpretierbar und auffindbar sein. Daher ist die Verwendung nachhaltiger Dateiformate wie PDF/A, XML oder TIFF entscheidend. Auch das Metadatenmanagement spielt eine zentrale Rolle für die Auffindbarkeit und Einordnung von Informationen. Zukünftige technologische Entwicklungen sollten in der Archivierungsstrategie berücksichtigt werden.
Gesetzliche Rahmenbedingungen
Ein elektronisches Archiv muss gesetzlichen Vorgaben wie dem Archivgesetz und der DSGVO entsprechen. Dazu gehören unter anderem die datenschutzkonforme Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Auch die Einrichtung von Zugriffsrechten zur Verhinderung unbefugter Zugriffe sowie die Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Archivgut sind essenziell. Compliance erfordert daher nicht nur technische Systeme, sondern auch klare Verfahren und Governance-Strukturen.
Archivvernichtung
Nicht alle Informationen müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Die gezielte und rechtzeitige Vernichtung ist genauso wichtig wie die Archivierung. Hierfür sind genehmigte Aufbewahrungs- und Löschfristen maßgeblich. Ein kontrollierter und dokumentierter Vernichtungsprozess ist unerlässlich, inklusive einer Vernichtungserklärung, die festhält, was gelöscht wurde, wann, von wem und auf welcher rechtlichen Grundlage.
Die Vorteile eines elektronisches Archiv
Ein gut organisiertes elektronisches Archiv bietet sowohl rechtliche als auch praktische Mehrwerte:
- Nachhaltige digitale Speicherung
Informationen bleiben auch bei technologischen Veränderungen oder Systemmigrationen zugänglich.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Archivpflichten und Datenschutzgesetze werden strukturiert erfüllt, was das Risiko von Sanktionen oder Datenschutzverletzungen minimiert.
- Transparenz und Rechenschaftspflicht
Informationen bleiben auch Jahre später für Audits, juristische Anfragen oder historische Recherchen verfügbar.
- Effizientes Informationsmanagement
Dank automatischer Aufbewahrungsfristen, Integration in Fachanwendungen oder DMS und weniger Informationssilos wird das Informationsmanagement einfacher und sicherer.
- Zukunftssichere Organisation
Die Investition in ein elektronisches Archiv ist eine Investition in die Kontinuität, Zuverlässigkeit und Widerstandsfähigkeit Ihrer Informationsinfrastruktur.
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