Sind Personalakten erst einmal digitalisiert, lassen sie sich mit wenigen Schritten anreichern. Bei Archive-IT nennen wir diesen Vorgang „Vitalisierung“. Mit einer vitalisierten Personalakte arbeiten Sie effizienter, haben einen besseren Überblick über Ihre Personalstruktur und vermeiden unnötige Fehler. Was das genau bedeutet und wie Sie dabei vorgehen, verraten wir Ihnen im folgenden Blogbeitrag.
Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer Personalakten
Die Datenanreicherung Ihrer Personalakten beginnt erst einmal mit einer Ermittlung des Status Quo. Wie viele Personalakten gibt es? Wo werden sie gelagert? In einem Schrank im Büro oder (teilweise) bereits digital? Handelt es sich dabei um Personalakten von aktuellen Mitarbeitern, die noch arbeiten, oder gibt es auch Akten von Mitarbeitern, die das Unternehmen bereits verlassen haben? Weiß ich, wie lange ich diese Dateien aufbewahren muss und wie behalte ich den Überblick? Sind die Dateien DSGVO-konform? Haben die Mitarbeiter Zugang zu ihren eigenen Akten?
TIPP: Erstellen Sie eine Checkliste mit all diesen Fragen und haken Sie die einzelnen Punkte Schritt für Schritt ab.
Arbeiten Sie mit einem HR-System oder einem ATS? Wer erhält welche Rechte zur Verwaltung/Einsichtnahme der Datei? In welcher Form möchte ich das digitale Dossier einsehen? Pro Datei, pro Dokumenttyp, pro Registerkarte? Ist es notwendig, die Akten der ehemaligen Mitarbeiter zu digitalisieren, oder wäre es eine Option, diese zu einem geringeren Preis sicher extern zu archivieren?
Drei Schritten zur vitalisierten Personalakte
Nachdem die aktuelle Situation geklärt ist und Sie wissen, was Sie mit den Personalakten machen wollen, kann die Digitalisierung und Vitalisierung beginnen.
- Digitalisierung der Akten: Die Personalakten werden nach Ihren Wünschen und Anforderungen digitalisiert. Die digitalisierte Datei ist zunächst ein flaches Bild. Anschließend wird das flache Bild in eine bearbeitbare Datei mit durchsuchbarem Text umgesetzt. Dadurch wird die Suche nach Informationen aus den Personalakten erleichtert. Sie können nun nach bestimmten Wörtern innerhalb der Datei suchen können, ohne die gesamte Datei durchgehen zu müssen.
- Strukturierung der Daten: Um die Dateien zu strukturieren, werden die Dokumenttypen und -formate festgelegt. Sie möchten z. B. die folgende Struktur in allen Akten beibehalten: Vertrag, Ausweiskopie, Zeugnisse, sonstige Dokumente. Die Dokumente werden dann von der Software in die richtige Kategorie eingeordnet. Auf diese Weise ist jede Datei auf die gleiche Weise strukturiert und sie ist später mit wenigen Klicks auffindbar.
- Vitalisierung einrichten: Schließlich werden die Informationen bestimmt, die Sie aus den Dokumenten extrahieren möchten. Zum Beispiel das Datum, an dem ein Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden ist. Sie werden dann benachrichtigt, wenn die Aufbewahrungsfrist (fast) abgelaufen ist, so dass Sie die Datei sicher vernichten können.
Die Vorteile von digitalisierten, vitalisierten Personalakten
Die Vitalisierung hat mehrere Vorteile. Sie ermöglicht nicht nur strukturiertes Archiv, dass den Gesetzen und Vorschriften entspricht. Hat sich die Aufbewahrungsfrist von 5 auf 10 Jahre geändert? Dann lässt sich dies in der Aufbewahrungsrichtlinie leicht anpassen. Darüber hinaus können Sie einfacher in den Dateien selbst, aber auch global in Ihren gespeicherten Daten suchen, ohne jede Datei einzeln ansehen zu müssen. Wenn Sie zum Beispiel nach "Diplom" suchen, erhalten Sie eine Übersicht über alle gefundenen Diplome. Das spart eine Menge Zeit beim Suchen. Ein weiteres Plus: Ihre Daten sind auf jedem Endgerät konstistent, denn dank der Vitalisierung haben Sie immer ein aktuelles Archiv.
Möchten Sie mehr über die Vitalisierung von Personalakten wissen oder können wir Sie beim Digitalisieren Ihre Akten unterstützen? Kontaktieren Sie uns und wir arbeiten gemeinsam eine Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde aus.
