Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit dem 25. Mai 2018 in Kraft und bildet den zentralen Rahmen für das Datenschutzrecht in Europa. Das Gesetz gilt für alle Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten — von Kundendaten bis hin zu Mitarbeiterinformationen. Die DSGVO legt fest, in welchem Rahmen Daten erhoben, gespeichert und genutzt werden dürfen.
Ziel der DSGVO ist es, die Privatsphäre von Personen (den sogenannten Betroffenen) zu schützen und Organisationen dazu zu verpflichten, verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten umzugehen. Dazu sind klare Prozesse, gut organisierte Archive und transparente Kommunikation erforderlich. In diesem Blog erfahren Sie, was die DSGVO beinhaltet, welche Verpflichtungen bestehen und wie Sie diese praktisch umsetzen können.
Was ist die DSGVO?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das europäische Gesetz, das Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die direkt oder indirekt etwas über eine Person aussagen, wie Namen, Adressen, E-Mail-Adressen oder medizinische Informationen.
Das Gesetz bietet einen einheitlichen Rahmen für die gesamte Europäische Union und stärkt die Datenschutzrechte der Bürger, aber auch die Verarbeitungskapazitäten von Verantwortlichen. Dadurch wird der Datenaustausch über Ländergrenzen hinweg vereinfacht, während der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet bleibt.
Organisationen dürfen Daten nur auf Grundlage einer sogenannten Rechtsgrundlage erheben, mit einem klaren Zweck, nicht länger aufbewahren als nötig und müssen angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.
Die wichtigsten Pflichten für Organisationen
Die DSGVO verpflichtet Organisationen, personenbezogene Daten verantwortungsvoll zu verarbeiten. Dies gilt für alle Organisationen, die Daten sammeln, speichern oder verwenden.
Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses
Das Führen eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten ist verpflichtend:
- Für Organisationen mit mehr als 250 Mitarbeitern, und
- Für Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitern, wenn
- die Datenverarbeitung nicht gelegentlich erfolgt;
- personenbezogene Daten mit hohem Risiko verarbeitet werden;
- besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind
Organisationen müssen genau nachweisen können, welche personenbezogenen Daten sie verarbeiten, zu welchem Zweck, wo die Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann.
Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen
Bei einer Datenschutzverletzung muss in vielen Fällen die zuständige Aufsichtsbehörde informiert werden, und in manchen Fällen auch die betroffenen Personen.
Rechte der Betroffenen respektieren
Betroffene haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und — in bestimmten Fällen — Übertragbarkeit ihrer Daten. Anfragen müssen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen und sorgfältig bearbeitet werden.
Rechenschaftspflicht und Transparenz
Organisationen müssen nachweisen können, dass sie die Vorschriften einhalten, und klar über die Nutzung und den Schutz personenbezogener Daten kommunizieren.
Auswirkungen auf den Arbeitsalltag
Die DSGVO betrifft nahezu alle täglichen Prozesse innerhalb einer Organisation. Personenbezogene Daten finden sich in IT-Systemen, Dokumenten, Akten und in der Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und anderen Partnern.
Organisationen müssen genau wissen, wo sich personenbezogene Daten befinden. Dies erfordert Übersicht und Struktur in digitalen und papierbasierten Archiven. Ohne zentrale Vereinbarungen ist es schwierig, Anfragen von Betroffenen zu bearbeiten oder die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.
Aufbewahrungsfristen spielen ebenfalls eine wichtige Rolle: Daten dürfen nicht länger gespeichert werden als notwendig. Organisationen müssen dokumentieren, wie lange Dokumente aufbewahrt werden, und Prozesse einrichten, um diese rechtzeitig zu löschen oder zu archivieren.
Die Rechenschaftspflicht bedeutet, dass Organisationen nachweisen müssen, welche Maßnahmen ergriffen wurden, wie personenbezogene Daten geschützt werden und wie Anfragen oder Datenschutzverletzungen bearbeitet werden.
So können Organisationen DSGVO-konform arbeiten
Organisationen können die DSGVO praktisch umsetzen, indem sie einige klare Schritte befolgen:
1. Alle Daten erfassen
Ermitteln Sie, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und wer darauf Zugriff hat.
2. Prozesse dokumentieren
Legen Sie fest, wie Daten erhoben und verarbeitet werden, wie Anfragen bearbeitet und Datenschutzverletzungen gemeldet werden.
3. Gut organisiertes Archiv sicherstellen
Dokumente zentral speichern und den Zugriff auf berechtigte Personen beschränken.
4. Regelmäßige Kontrollen durchführen
Kontrollieren Sie regelmäßig, ob Daten aktuell sind, und löschen Sie veraltete oder fehlerhafte Informationen, um Übersicht und Compliance sicherzustellen.
5. Mitarbeiterschulung
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, über die DSGVO informiert sind und Daten sicher handhaben.
6. ISO-Zertifikat
Sorgen Sie für eine angemessene Informationssicherheit. ISO 27001 ist ein geeigneter Standard, um dies zu gewährleisten.
Durch die Umsetzung dieser Schritte arbeitet Ihre Organisation DSGVO-konform, schützt die Privatsphäre der Betroffenen und reduziert Risiken bei Audits oder Kontrollen.
Bereit, DSGVO-konform zu arbeiten?
Die DSGVO erfordert eine strukturierte Herangehensweise, übersichtliche Archive und gut durchdachte Prozesse. Archive-IT unterstützt Organisationen dabei, ihr Datenmanagement sicher, effizient und compliant zu gestalten und entwickelt Lösungen, die zu Ihrer Situation passen – um Risiken zu minimieren und Datenschutz zu gewährleisten. Möchten Sie erfahren, wie Ihre Organisation DSGVO-konform arbeiten kann? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und Unterstützung.
Aus dem Inhalt dieses Blogs können keine Rechte abgeleitet werden. Die Informationen wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt und dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Für rechtliche oder situationsspezifische Beratung empfehlen wir, fachkundigen Rat einzuholen.