- In welcher Form möchten Sie Ihre digitalen Personalakten sehen?
Für die Digitalisierung der Dateien gibt es verschiedene Möglichkeiten. Darüber entscheiden wir im Voraus. Denken Sie an das Scannen unter den von Ihnen definierten Dokumententypen oder das Scannen, wenn die physische Datei erstellt wurde. - Möchten Sie die Dateien in Farbe oder Schwarzweiß scannen?
Wir empfehlen, die Dateien nur dann in Farbe zu scannen, wenn die Farbe eine Funktion hat. Beim Farbscannen werden größere Dateien erstellt. Enthalten die Dateien Kopien von Reisepässen oder IDs? In diesem Fall digitalisieren wir diese Seite nur in Farbe. Wenn diese Kopien in Schwarz-Weiß gescannt werden, bleibt ein unlesbares Bild zurück. - Möchten Sie die Dateien mit OCR (Optical Character Recognition) versehen?
Wenn Sie möchten, dass die Dateien vollständig in digitaler Form durchsuchbar sind, müssen wir den Prozess um OCR erweitern. Dies ist optional.
Es ist auch ein Missverständnis, dass Sie zum Zeitpunkt der Digitalisierung nicht auf Ihre Personalakten zugreifen konnten. Angenommen, der Digitalisierungsprozess dauert drei Wochen; so lange können Sie Ihre Dateien vielleicht gar nicht mehr verpassen. Unsere Faustregel: Der Transport ist der einzige Moment, in dem Sie keinen Zugriff auf Ihre Dateien haben. Dank eines strengen Registrierungsverfahrens, sobald Sie bei Archive-IT eintreffen, können Sie Ihre Dateien innerhalb dieser drei Wochen anfordern. Diese werden dann vorrangig für Sie digitalisiert, damit Sie durch den Digitalisierungsprozess nicht belästigt werden.
Wie Sie vielleicht lesen können, sind es vor allem die Entscheidungen, die Sie im Voraus treffen, die einen Zeitaufwand erfordern. Sie werden von Archive-IT beraten, damit Sie die richtigen Entscheidungen treffen können. Von diesem Moment an wird Ihnen die gesamte Arbeit abgenommen, und alles, was zählt, ist, dass Ihnen das Ergebnis in dem System zur Verfügung steht, mit dem Sie bereits innerhalb der vereinbarten Zeit arbeiten.