Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Dateien in Unternehmen im Überblick

Die Arbeit mit Dokumenten umfasst viel mehr als nur deren Speicherung. Schließlich haben Dokumente Aufbewahrungsfristen, die in der Gesetzgebung festgelegt sind. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können jedoch sehr unterschiedlich sein. Für Unternerhmen ist es deshalb oftmals schwer, den Überblick zu behalten. Ganz zu schweigen von dem Platz, den alle diese Dokumente nach Jahren der Pflichtaufbewahrung einnehmen. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Dateien und Dokumente.

Warum gibs es überhaupt Aufbewahrungsfristen?

Jedes Unternehmen speichert bestimmte Daten, um geschäftliches Handeln nachvollziehen zu können. Diese Dokumente enthalten Daten, Wissen und Erfahrungen, die auf eine bestimmte Weise und für einen bestimmten Zeitraum zugänglich bleiben müssen. Einige Daten müssen aufbewahrt werden, um nachweisen zu können, dass tatsächlich etwas passiert ist. In rechtlichen Streitfällen können diese Daten relevant werden, ebenso müssen z.B. Steuerbehörden oder andere Behörden bestimmte Daten kontrollieren können.

In jedem Unternehmen fallen täglich eine Vielzahl an Daten an, die aufbewahrt werden müssen. Allerdings verlieren viele Unternehmen aufgrund unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen häufig den Überblick. Für medizinische Daten gelten andere Aufbewahrungsfristen als z.B. für Personaldaten. Deshalb zeigen wir Ihnen hier wichtige gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Patientendaten und Personaldaten.

Aufbewahrungsfristen für medizinische Dokumente

Für diese medinische Dokumente wie Patientenakten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Hierzu gehören:

• Ärztliche Unterlagen, z. B.: - Arztbrief - EEG/EKG-Streifen - Krankenhausberichte Verordnungen - Notfall-/Vertretungsschein - Patientenakte, Untersuchungs- befunde und sonstige ärztliche Aufzeichnungen - Laborbuch, Laborbefunde
• Abrechnungsunterlagen
• Ergebnisse genetischer Untersuchungen und Analysen
• Gesundheitsuntersuchung zur Früherkennung von Krankheiten, z.B. Krebsscreenings
• Röntgen-/Strahlendiagnostik

Allerdings gibt es im medizinischen Bereich noch abweichende Aufbewahrungsfristen:

Aufbewahrungspflichten für juristische Dokumente

Deutsche Rechtsanwälte müssen ihre Handakten nach der entsprechenden berufsrechtlichen Vorschrift sechs Jahre lang aufbewahren. Die regelmäßige Verjährungsfrist in Deutschland beträgt allerdings nur 3 Jahre. Wenn der Rechtsanwalt die Handakten nach 4 Jahren vernichtet, droht ihm daher nur noch Ärger mit der Rechtsanwaltskammer, aber nicht mehr mit seinem Mandanten.

Aufbewahrungsfristen für Personalakten und andere personalbezogene Dokumente

Die Aufbewahrungsfristen für Personaldokumente sind unter anderem im Archivgesetz, im Bürgerlichen Gesetzbuch, in der Bildungs- und Steuergesetzgebung, in den Anwendungsvorschriften und - besonders wichtig - im Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten festgelegt. Die folgenden konkreten Aufbewahrungsfristen für Dokumente werden genannt:

• Aufbewahrungsfristen für allgemeine Personalunterlagen: Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Personalunterlagen wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Zusatzvereinbarungen. Sie sind so lange aufzubewahren, wie Ansprüche, z. B. die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, vom ehemaligen Arbeitnehmer geltend gemacht werden können. Dies sind in der Regel drei Jahre.
• Informationen über Arbeitsentgelte der (Unfall-)Versicherten und die geleisteten Arbeitsstunden mit Lohnnachweis müssen Sie für 5 Jahre aufbewahren.
• Aufzeichnungen der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktags sollten Sie zwei Jahre aufbewahren.
• Wenn sich ein Bewerber mit einem Stellenangebot bei Ihnen bewirbt, können Sie die Bewerbung 3 bis 6 Monate lang aufbewahren. Möchten Sie die Bewerbungsunterlagen für einen längeren Zeitraum aufbewahren, z. B. in einem Talentpool, benötigen Sie hierfür die gesonderte Einwilligung des Bewerbers.
• Dokumente, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge beinhalten, sollten ganze 30 Jahre aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen: Empfehlungen von Archive-IT

Wie Sie sehen, kann die Verwaltung von nur wenigen Daten in Bezug auf die Aufbewahrungsfristen schon zur Herausforderung werden. Wir raten unseren Kunden daher zu einem geordneten Vorgehen, um die Informationen richtig zuzuordnen. Bei diesem Ansatz wird nach der Menge der Dokumente/Dateien unterschieden. Ein Beispiel wäre die Archivierung von weniger aktuellen Dateien. Die Digitalisierung dieser Dateien wäre nur dann notwendig, wenn sie im Arbeitsprozess benötigt werden. Damit ist das Platz- und Übersichtsproblem sofort gelöst. Wir raten, die Akten, die oft sofort benötigt werden, zu digitalisieren; dies ist die kostengünstigste Lösung. Jede Organisation ist jedoch anders. Wenn Sie Fragen zu einem praktischen Ansatz für Ihre Organisation haben, können Sie sich natürlich jederzeit unverbindlich beraten lassen.