
Digitalisierung für mittelständische Unternehmen
Die deutsche Industrie ist geprägt vom Mittelstand. Die mehr als 2,6 Millionen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind das Rückgrat...
Die Arbeit mit Dokumenten umfasst viel mehr als nur deren Speicherung. Die Dokumente unterliegen Aufbewahrungsfristen, die durch die Gesetzgebung festgelegt sind. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können jedoch sehr unterschiedlich sein, so dass es für viele Organisationen unklar ist, wie lange welche Informationen aufbewahrt werden müssen. Ganz zu schweigen von dem Platz, den all diese Dokumente nach jahrelanger Lagerung einnehmen.
Jede Organisation speichert bestimmte Daten, um ihr Handeln gegenüber anderen rechtfertigen zu können. Dokumente enthalten Daten, Wissen und Erfahrungen, die auf eine bestimmte Art und Weise zugänglich bleiben müssen. Einige Daten müssen aufbewahrt werden, um beweisen zu können, dass etwas tatsächlich stattgefunden hat. Da Ihre Organisation viele verschiedene Arten von Dokumenten enthalten kann, ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten. Schließlich gelten für medizinische Daten andere Aufbewahrungsfristen als z. B. für Personaldaten.
Für diese Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
Die anderen Aufbewahrungsfristen sind:
Deutsche Rechtsanwälte müssen ihre Handakten nach der entsprechenden berufsrechtlichen Vorschrift sechs Jahre lang aufbewahren. Die regelmäßige Verjährungsfrist in Deutschland beträgt allerdings nur 3 Jahre. Wenn der Rechtsanwalt die Handakten nach 4 Jahren vernichtet, droht ihm daher nur noch Ärger mit der Rechtsanwaltskammer, aber nicht mehr mit seinem Mandanten.
Die Aufbewahrungsfristen für Personaldokumente sind unter anderem im Archivgesetz, im Bürgerlichen Gesetzbuch, in der Bildungs- und Steuergesetzgebung, in den Anwendungsvorschriften und - besonders wichtig - im Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten festgelegt. Die folgenden konkreten Aufbewahrungsfristen für Dokumente werden genannt;
In der Zwischenzeit türmt sich der Papierberg auf, denn die Vernichtung von Dokumenten scheint oft eine zu große Hürde zu sein. Wir behalten es, um auf Nummer sicher zu gehen".
Wir raten unseren Kunden daher zu einem geordneten Vorgehen, um die Informationen richtig zuzuordnen. Bei diesem Ansatz wird die Menge der Dokumente/Dateien differenziert betrachtet. Ein Beispiel könnte sein, weniger aktuelle Dateien extern zu archivieren und sie per Scanning on Demand in dem Moment zur Verfügung zu stellen, in dem sie im Arbeitsprozess benötigt werden. Damit ist das Platz- und Übersichtsproblem sofort gelöst. Wir empfehlen Ihnen, die häufig benötigten Akten zu digitalisieren; dies ist die kostengünstigste Lösung. Jede Organisation ist jedoch anders. Wenn Sie Fragen zu einem praktischen Ansatz für Ihre Organisation haben, können Sie sich natürlich jederzeit unverbindlich beraten lassen.
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Das Jahr 2021 ist fast vorbei, Zeit, einen Ausblick auf das kommende Jahr zu wagen. Neue Trends und Entwicklungen bedeuten...