Die Arbeit mit Dokumenten umfasst viel mehr als nur deren Speicherung. Die Dokumente unterliegen Aufbewahrungsfristen, die durch die Gesetzgebung festgelegt sind. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können jedoch sehr unterschiedlich sein, so dass es für viele Organisationen unklar ist, wie lange welche Informationen aufbewahrt werden müssen. Ganz zu schweigen von dem Platz, den all diese Dokumente nach jahrelanger Lagerung einnehmen.
Warum Aufbewahrungsfristen?
Jede Organisation speichert bestimmte Daten, um ihr Handeln gegenüber anderen rechtfertigen zu können. Dokumente enthalten Daten, Wissen und Erfahrungen, die auf eine bestimmte Art und Weise zugänglich bleiben müssen. Einige Daten müssen aufbewahrt werden, um beweisen zu können, dass etwas tatsächlich stattgefunden hat. Da Ihre Organisation viele verschiedene Arten von Dokumenten enthalten kann, ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten. Schließlich gelten für medizinische Daten andere Aufbewahrungsfristen als z. B. für Personaldaten.
Medizinische Dokumente
Für diese Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
- Ärztliche Unterlagen, z. B.: - Arztbrief - EEG/EKG-Streifen - Krankenhausberichte Verordnungen - Notfall-/Vertretungsschein - Patientenakte, Untersuchungs- befunde und sonstige ärztliche Aufzeichnungen - Laborbuch, Laborbefunde
- Abrechnungsunterlagen
- Ergebnisse genetischer Untersuchungen und Analysen
- Gesundheitsuntersuchung zur Früherkennung von Krankheiten
- Krebsfrüherkennungsuntersuchung
- Röntgen-/Strahlendiagnostik
Die anderen Aufbewahrungsfristen sind:
- Abrechnungsdaten – 4 Jahre
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – 1 Jahre
- Betäubungsmittel – 3 Jahre
- DMP-Unterlagen – 15 jahre
- Dokumentation über Anwendung von Blutprodukten und genetisch hergestellten Plasmaproteinen zur Behandlung von Hämostasestörungen – 30 Jahre
- D-Arzt-Verfahren – 15 Jahre
- Röntgen-/Strahlenbehandlung – 30 Jahre
- Überweisungsscheine – 1 Jahre
- Röntgen-/Strahlendiagnostik – 10 Jahre
Juristische Dokumente
Deutsche Rechtsanwälte müssen ihre Handakten nach der entsprechenden berufsrechtlichen Vorschrift sechs Jahre lang aufbewahren. Die regelmäßige Verjährungsfrist in Deutschland beträgt allerdings nur 3 Jahre. Wenn der Rechtsanwalt die Handakten nach 4 Jahren vernichtet, droht ihm daher nur noch Ärger mit der Rechtsanwaltskammer, aber nicht mehr mit seinem Mandanten.
HR-Dokumente
Die Aufbewahrungsfristen für Personaldokumente sind unter anderem im Archivgesetz, im Bürgerlichen Gesetzbuch, in der Bildungs- und Steuergesetzgebung, in den Anwendungsvorschriften und - besonders wichtig - im Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten festgelegt. Die folgenden konkreten Aufbewahrungsfristen für Dokumente werden genannt;
- Allgemeine Personalunterlagen: Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Personalunterlagen wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Zusatzvereinbarungen. Sie sind solange aufzubewahren, wie Ansprüche, z. B. die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, vom ehemaligen Arbeitnehmer geltend gemacht werden können. Dies sind in der Regel drei Jahre.
- Informationen über Arbeitsentgelte der (Unfall-)Versicherten und die geleisteten Arbeitsstunden mit Lohnnachweis müssen Sie für 5 Jahre aufbewahren.
- Aufzeichnungen der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktags sollten Sie zwei Jahre aufbewahren.
- Wenn sich ein Bewerber mit einem Stellenangebot bei Ihnen bewirbt, können Sie es 3 bis 6 Monate lang aufbewahren. Möchten Sie die Bewerbungsunterlagen für einen längeren Zeitraum aufbewahren, z. B. in einem Talentpool, benötigen Sie hierfür die gesonderte Einwilligung des Bewerbers.
- Dokumente, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge beinhalten, sollten ganze 30 Jahre aufbewahrt werden.
In der Zwischenzeit türmt sich der Papierberg auf, denn die Vernichtung von Dokumenten scheint oft eine zu große Hürde zu sein. Wir behalten es, um auf Nummer sicher zu gehen".
Wir raten unseren Kunden daher zu einem geordneten Vorgehen, um die Informationen richtig zuzuordnen. Bei diesem Ansatz wird die Menge der Dokumente/Dateien differenziert betrachtet. Ein Beispiel könnte sein, weniger aktuelle Dateien extern zu archivieren und sie per Scanning on Demand in dem Moment zur Verfügung zu stellen, in dem sie im Arbeitsprozess benötigt werden. Damit ist das Platz- und Übersichtsproblem sofort gelöst. Wir empfehlen Ihnen, die häufig benötigten Akten zu digitalisieren; dies ist die kostengünstigste Lösung. Jede Organisation ist jedoch anders. Wenn Sie Fragen zu einem praktischen Ansatz für Ihre Organisation haben, können Sie sich natürlich jederzeit unverbindlich beraten lassen.
