Die Arbeit mit Dokumenten umfasst viel mehr als nur deren Speicherung. Schließlich haben Dokumente Aufbewahrungsfristen, die in der Gesetzgebung festgelegt sind. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können jedoch sehr unterschiedlich sein, was für viele Unternehmen unklar macht, wie lange welche Informationen aufbewahrt werden müssen. Ganz zu schweigen von dem Platz, den alle diese Dokumente nach Jahren der Pflichtaufbewahrung einnehmen.

Warum Aufbewahrungsfristen?

Jedes Unternehmen speichert bestimmte Daten, um seine Handlungen nachvollziehen zu können. Dokumente enthalten Daten, Wissen und Erfahrungen, die auf eine bestimmte Weise zugänglich bleiben müssen. Einige Daten müssen aufbewahrt werden, um nachweisen zu können, dass tatsächlich etwas passiert ist.

Da Ihre Organisation viele verschiedene Dokumenttypen enthalten kann, kommt es oft vor, dass die Übersicht schwer zu finden ist. Für medizinische Daten gelten andere Aufbewahrungsfristen als z.B. Personaldaten. Deshalb möchte ich hier auf eine Reihe wichtiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen im Bereich der medizinischen und personalbezogenen Dokumente eingehen.

Medizinische Dokumente

Die Hauptregel für medizinische Dokumente ist eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 15 Jahren nach Ablauf des Behandlungsvertrages (Gesetz über den Medizinischen Behandlungsvertrag). Es gibt jedoch immer Ausnahmen von der Regel. Im Folgenden möchte ich einige Ausnahmen nennen, die Sie bei medizinischen Dokumenten berücksichtigen sollten.

  • Akademische Krankenhäuser: Hier werden die Dokumente bis zu 115 Jahre nach der Geburt des Patienten aufbewahrt. Darüber hinaus ist auch die Erhaltung von drei Generationen eine Leitlinie.
  • Psychiatrische Patientendokumente: Wurde ein Patient unfreiwillig aufgenommen, müssen die Dokumente mindestens fünf Jahre nach der Entlassung aufbewahrt werden.
  • Kinderdokumente: Bis zum Alter von 18 Jahren sind diese Dokumente aufzubewahren, zuzüglich der üblichen 15 Jahre.
  • Medizinische Untersuchungen: Im Hinblick auf die Exposition gegenüber gefährlichen Stoffen wurde eine Aufbewahrungsfrist von 40 Jahren ab dem Ende der Exposition festgelegt.

Bitte beachten Sie, dass es immer Ausnahmen von den Regeln gibt und dass es daher sehr wichtig ist, alle Dokumenttypen zu bewerten und zu kategorisieren. Innerhalb einer Abteilung sollte es eine Richtlinie für den Umgang mit Dokumenten geben. Sind beispielsweise die gesetzlichen 15 Jahre bei medizinischen Dokumenten abgelaufen? Dann könnte es legal vernichtet werden, wenn der Arzt es kann und will, aber das muss intern vereinbart werden. Sie als Unternehmen bleiben verantwortlich!

Rechtliche Dokumente

Die folgenden Aufbewahrungsfristen sind auf der Website der Niederländischen Anwaltskammer nach den Gesetzen und Vorschriften über die Aufbewahrung von Dokumenten angegeben:

  • Fallakten: Speichern Sie für fünf Jahre nach Abschluss eines Falles;
  • Verwaltungsdaten: sieben Jahre aufbewahren (betrifft unter anderem die Finanzverwaltung).

Bei der Aufbewahrung von Fallakten ist auch die Haftung von Rechtsanwälten für berufliches Fehlverhalten zu berücksichtigen. Die Verjährungsfristen hierfür betragen fünf Jahre; die Verjährungsfristen für die Haftung auf der Grundlage von Artikel 3:310 BGB betragen zwanzig Jahre. Sie sollten diese Begrenzungsfristen bei der Aufbewahrung von Dateien berücksichtigen. Der einfachste Weg ist es, alle Fallakten in einem Archivraum oder Depot bis zu zwanzig Jahre nach ihrer Schließung aufzubewahren. Die Aufzeichnungen müssen auch nach der Einreichung der Praxis und nach dem Tod eines Anwalts aufbewahrt werden.

HR-Dokumente

Die Aufbewahrungsfristen für Personaldokumente werden unter anderem durch das Archivgesetz, das Bürgerliche Gesetzbuch, die Bildungs- und Steuergesetzgebung, Bewerbungsgesetze und vor allem durch das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten festgelegt. Die folgenden spezifischen Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind in diesem Dokument festgelegt;

  • Antragsdaten können vier Wochen lang aufbewahrt werden, wenn keine Genehmigung des Niederländischen Menschenrechtsrates vorliegt. Wenn eine Genehmigung vorliegt, können diese auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden.
  • Arbeitsverträge, Leistungs- und Beurteilungsgespräche, Korrespondenz über Ernennung, Beförderung, Abstieg und Entlassung müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Kopien des Ausweises sind fünf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.
  • Gehalts- und andere Steuerinformationen müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Andere Personalakten haben eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren.
    Medizinische Gesundheits- und Sicherheitsdaten müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Inzwischen stapelt sich dieser Papierberg, denn die Zerstörung von Dokumenten ist oft eine Brücke zu weit, instinktiv. Wir behalten es einfach, nur um sicher zu gehen“.

Wir empfehlen unseren Kunden daher, einen klaren Ansatz zu wählen, um die Informationen richtig darzustellen. Bei diesem Ansatz wird zwischen der Anzahl der Dokumente/Dateien unterschieden. Ein Beispiel wäre die Archivierung von Dateien, die weniger aktuell sind. Die Digitalisierung dieser Dateien wäre nur dann notwendig, wenn sie im Arbeitsprozess benötigt werden. Damit wird das Problem von Platz und Übersicht sofort gelöst. Wir empfehlen Ihnen, die oft benötigten Dateien sofort zu digitalisieren, da dies die kostengünstigste Lösung ist. Allerdings ist jede Organisation anders. Wenn Sie Fragen zu einem praktischen Ansatz für Ihre Organisation haben, können Sie sich natürlich jederzeit kostenlos beraten lassen.

Newsletter abonnieren