Die HRM-Abteilung ist eine Abteilung, die oft als Pilotprojekt mit der Digitalisierung von Personalakten beginnt. Sie sind daher oft eine Abteilung, die als erste in der Organisation auf eine digitale Arbeitsumgebung umgestellt hat und daher an vorderster Front steht. Hauptsächlich, weil sie eine gut definierte Datei haben. Aber was muss diese Abteilung während dieses wichtigen Übergangs beachten?
Wie sieht eine HRM-Datei aus?
Eine durchschnittliche HRM-Datei besteht schnell aus einer beträchtlichen Anzahl von Registerkarten und Dokumenten. Einige davon sind gesetzlich vorgeschrieben, wie z.B. die Kopie des Ausweises, die Gehaltsangaben und Angaben über den Urlaub und die Abwesenheit des Mitarbeiters. Es gibt auch Teile, die nicht vorgeschrieben sind, aber in der Praxis nützlich für die Aufbewahrung in den Akten sind.
Digitale Systeme für Ihre HRM-Datei
Archive-IT legt Wert darauf, dass die Nutzer mit einem digitalen System effizienter und strukturierter arbeiten können und pflegt daher eine Partnerschaft unter anderem mit Afas und Raet. Genau wie Archive-IT sind diese Parteien auf digitale Arbeitsumgebungen mit dem Schwerpunkt HRM spezialisiert. Die Systeme, mit denen Sie arbeiten, sind unerlässlich, wenn Sie zu einer digitalen Arbeitsumgebung wechseln. Ein System muss so konzipiert sein, dass es für Sie funktioniert und nicht gegen Sie arbeitet. Deshalb hat Archive-IT diese Partnerschaft, um die Verfahren in der HRM-Abteilung zu unterstützen. Unsere Softwarelösungen in Kombination mit den hochwertigen Scanmöglichkeiten sorgen dafür, dass die ultimative HRM-Datei erstellt wird, die mit der Online-Personalakte verknüpft ist. Einrichtbare Signale und Berechtigungen, der Zugriff auf Ihre Dateien und vor allem der Suchaufwand werden reduziert.
Wie lange haben Sie eine solche HRM-Datei aufbewahrt?
Jedes Dokument hat eine andere Aufbewahrungsfrist in einer HRM-Datei. Es ist daher sehr wichtig, dass es eine Aufbewahrungsrichtlinie für alle Dateien gibt. Fast alle Dokumente, mit Ausnahme von Ausbildungsanträgen und Arztkosten, sind nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einige Jahre lang aufzubewahren. In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie als Mitarbeiter einer HRM-Abteilung wissen, was gesetzlich vorgeschrieben ist.
–Dokumente in einer Personalakte haben vor allem eine Beweisfunktion. Denken Sie beispielsweise an einen Arbeitsvertrag, an Vereinbarungen, die in einem Bewertungsbericht festgehalten werden, oder an Vereinbarungen, die in einer Ausbildungsvertrag festgehalten werden. Die Substitution wird beantragt, um nur ein rechtsgültiges elektronisches Dokument zu haben. Dadurch wird die digitale Wiedergabe (der Scan) des ursprünglichen Papierdokuments ersetzt. Das elektronische Dokument erhält daher den Status eines „offiziellen Protokolls“ und gilt als Originaldokument. Digitale Dokumente liefern überzeugende Beweise ab dem Zeitpunkt der Substitution.
Wenn eine Substitution beantragt und ausgestellt wird, werden bestimmte (strenge) Bedingungen an den Scanvorgang, die Speicherung der Dokumente, das Dateiformat und den Verwaltungsprozess nach der Digitalisierung gestellt. Mit anderen Worten, das Scannen von Personalakten ist mit viel Aufwand verbunden.