Die Herausforderung
Die Gemeinde Bergen sah sich mit diversen Einschränkungen in Ihren Prozessen konfrontiert, da Personalakten in Papierform sich jeweils nur an einem Standort befanden. So kam es regelmäßig zu Verzögerungen in der Bearbeitung und führte zu Informationsinseln. Außerdem arbeitet die Personalabteilung der Stadtverwaltung Bergen mit dem Programm Centric, sodass Lösungen für eine Schnittstelle, den sicheren Transfer und die Bündelung der Informationen gefunden werden mussten. Dies sorgte für eine Ineffizienz in der Datenspeicherung, was eine hybride Arbeitsweise ohne Struktur zur Folge hatte.
Die Lösung
Nach den positiven Erfahrungen der Gemeinde Gennep mit Archive-IT beschloss die Gemeinde Bergen, sich ebenfalls an Archive-IT zu wenden, um ihre Personalakten zu digitalisieren. Archive-IT schlug mehrere Optionen vor, woraufhin sich die Gemeinde dafür entschied, zunächst eine Bereinigung vorzunehmen. Die internen Kapazitäten reichten aus, um die Dateien vorher vollständig zu bereinigen, so dass sie dem AVG entsprachen und mit dem digitalen Layout von Centric übereinstimmten. Archive-IT lieferte die Registerkarten, so dass sie direkt bei der Bereinigung hinzugefügt werden konnten. Während des Projekts gab es häufige Kontakte zwischen beiden Parteien, um die Fortschritte zu überwachen. Nach der Bereinigung digitalisierte Archive-IT sorgfältig alle Akten für Centric.
Das Ergebnis
- Die Personalakten sind immer und überall für berechtigte Mitarbeiter zugänglich.
- Die richtige Datei ist mit wenigen Mausklicks gefunden und sorgt für eine hohe Zeitersparnis.
- Die digitalen Dateien sind AVG-sicher gemacht worden.
- Innerhalb der Organisation wird wertvoller Lagerplatz frei.
- Die Daten aller Mitarbeiter wurden zusammengeführt.
- Transparenz für die Mitarbeiter durch direkten Zugang zu ihrer eigenen Akte.