Bis vor kurzem arbeitete das Slingeland Hospital in Doetinchem noch teilweise mit Papierakten, aber die HNO-Klinik ist heute völlig papierlos. Von dem Moment an, als sie auf papierloses Arbeiten mit dem Archive-IT-Konzept umgestiegen sind, waren die Anwender begeistert.

Vorbereitungsphase

Das Slingeland Hospital nutzt das Krankenhaus-Informationssystem von Chipsoft, genannt Ezis. Innerhalb dieses Informationssystems werden EPDs erfasst. Die Einführung einer EPD in der Organisation ist kein isolierter Prozess. Es ist notwendig zu überlegen, was mit den bestehenden Papierakten und mit Papierdokumenten, die nach der Einführung der EPD in das Unternehmen gelangen, zu tun ist. Das Scannen von Dateien war dabei eine mögliche Option. „Nach der Präsentation der Mitarbeiter von Archive-IT wurde beschlossen, mit Archive-IT zu arbeiten“, sagt Frau Beernink, Projektleiterin dieses Projekts. „Da die HNO-Ärzte ihre Papierakten im Rahmen des Übergangs zu einer EPD scannen lassen wollten, wurde beschlossen, ein Pilotprojekt in der HNO-Klinik zu starten.

Enthusiastisch

Alle 35.000 E.N.T.-Akten wurden digitalisiert. Einige dieser Akten befanden sich bei der Poliomyelitis, andere in einem geschlossenen Aktenschrank im Flur und wieder andere im Kellerarchiv. „Nachdem wir live waren, waren die Ärzte und Sekretärinnen der E.N.T. Abteilung mit der Qualität und Schnelligkeit der Software und Dienstleistungen von Archive-IT zufrieden“, sagt Frank Helmer, Projektleiter für dieses Projekt. „Die Sekretärinnen sagten uns, dass es mehr Frieden und Ruhe in der Abteilung gibt und dass sie nicht mehr nach Akten in verschiedenen Archiven suchen müssen. Neue Papierinformationen werden von den Sekretärinnen mit Multifunktionsgeräten sofort dezentral gescannt. Das Archive-IT Plugin arbeitet daran, dass alle Dokumente ordentlich und an der richtigen Stelle in die digitalisierte Datei eingefügt werden.

Vorteile

„Die Akte ist genau so, wie sie war. Es ist eine Eins-zu-Eins-Kopie“, sagt Frau Beernink. „Im Moment ist es in zwei Registerkarten unterteilt, aber es gibt jetzt sogar die Möglichkeit, mit fünf Registerkarten zu arbeiten“, sagt der Sekretär des KNO-Arztes Van de Ven. Frau Beernink: „Die Ärzte und Sekretärinnen arbeiten gerne digital. Mehr Ruhe in der Ambulanz, die Akte ist immer verfügbar. Das war vorher nicht der Fall, also verbrachten die Sekretärinnen viel Zeit damit, medizinische Akten nachzuschlagen. Sie sind die erste Spezialisierung in diesem Krankenhaus, die vollständig digital arbeitet.“ Herr Van de Ven erklärt, dass es nicht nur interne Vorteile, sondern auch externe Vorteile bringt. „Zum Beispiel, wenn ein Hausarzt anruft, kann ich die Datei sofort einsehen, so dass ich nicht warten muss, bis die Datei an meinem Schreibtisch ankommt. Und die Hörtests werden beispielsweise auf Papier ausgedruckt und sofort gescannt. Wir geben die Papierversion an den Patienten weiter, der sie im Hörgeräte-Shop zeigen kann.“

Nächstes Projekt

„Sobald die nächste Ambulanz mit der Einführung einer EPD beginnt, werden wahrscheinlich die Pflegeverwalter mit der Leitung dieses Projekts beauftragt, um die gewonnenen Erfahrungen optimal zu nutzen. Eine Roadmap dafür ist bereits fertig. KNO ist eine klare Spezialisierung mit einer begrenzten Anzahl von Ärzten und Sekretärinnen, was es zu einem einfachen ersten Projekt macht“.

Weitere Referenzen
Krankenhaus Slingeland | Archiv-IT

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