SGS ist weltweit führend auf dem Gebiet der Inspektion, Kontrolle, Analyse und Zertifizierung. SGS arbeitet mit Menschen zusammen und bietet unabhängige Dienstleistungen an, die dazu beitragen, Risiken zu reduzieren, Prozesse zu verbessern und nachhaltig zu arbeiten. Nicht ohne Grund legen sie daher großen Wert auf Sicherheit.

Richard Beukema (Human Resource Business Partner) und Tim Kriek (Application Manager) von SGS erklären, warum sie sich für Archive-IT zur Digitalisierung ihrer Personalakten entschieden haben.

Die Digitalisierung von Personalakten

Das Archiv-IT hat die Personalakten für SGS im Auftrag von AFAS digitalisiert. Die Wahl eines Digitalisierungspartners wurde bei SGS sehr sorgfältig getroffen. „Als SGS prüfen wir andere Organisationen unter anderem auf Sicherheit, Qualität und Risiken. Wenn wir unsere Personalakten von einem externen Dienstleister digitalisieren lassen, müssen wir volles Vertrauen in sie haben. Unser Partner muss zu den Werten passen, die wir selbst vertreten, und Archive-IT hat all diese Aspekte erfüllt“, sagt Richard Beukema. „Mitglieder des Betriebsrats waren in den Räumlichkeiten von Archive-IT, um zu überprüfen, ob das Gesagte tatsächlich der Praxis entspricht. Dies war wichtig für die interne Unterstützung, aber es war auch eine Bestätigung, dass die Archiv-IT ihre Angelegenheiten in Ordnung hat.“

Entscheidend

Richard Beukema erklärt weiter: „Entscheidend für die Zusammenarbeit mit Archive-IT war die Zertifizierung nach ISO27001. Sie sagen nicht nur, dass sie nach dieser Norm arbeiten, sondern sie können es auch mit dem eigentlichen Zertifikat nachweisen. Die Tatsache, dass sie auch die NEN 7510 besitzen (noch strengere Anforderungen, die sich an das Gesundheitswesen richten), spricht für das hohe Niveau der Informationssicherheit. Personaldaten sind äußerst sensibel für den Datenschutz, und meiner Meinung nach sollte eine Zertifizierung nach ISO27001 nicht fehlen. Was ich auch angenehm fand, ist, dass Archive-IT nicht nur ein Verkaufsgespräch gepredigt hat. Das mitdenken, die Flexibilität, die Hands-on-Mentalität und der praktische Ansatz haben uns sehr gut gefallen“.

Kurze Linien

Tim Kriek ergänzt das: „Wir wollten, dass unsere Dateien direkt in unsere AFAS-Umgebung importiert werden. Die Partnerschaft von Archive-IT mit AFAS war ein Vorteil. Sie sorgten dafür, dass unsere Dateien direkt in unserer Umgebung landeten. Die Verbindung zu den Mitarbeitern von Archive-IT, auch auf technischer Ebene, war aufgrund des Fachwissens und der kurzen Kommunikationswege sehr konstruktiv: „

Die Personalabteilung von SGS arbeitet nun vollständig digital innerhalb von AFAS; mit einer erheblichen Effizienzsteigerung und Professionalisierung als Folge davon.

SGS, danke für Ihr Vertrauen in Archive-IT!

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