Stichting Epilepsie Instellingen Nederland (SEIN), ist ein Kompetenzzentrum für Epilepsie und Schlafmedizin. SEIN arbeitet täglich daran, die Lebensqualität von Menschen mit Epilepsie und Schlafstörungen zu verbessern. Dafür setzen sich rund 1400 Mitarbeiter für eine optimale Versorgung ein. SEIN hat dreizehn Polikliniken, zwei Kliniken, drei Schlaf-Wach-Zentren, drei Wohnstandorte, Kindertagesstätten und eine Förderschule.
Wir sprachen mit Rosemary van Beljouw (Head of Ambulatory Care), Tamara Vossen und Jacqueline Merks (beide Medical Registration). Sie möchten ihre Erfahrungen über die jahrelange Zusammenarbeit zwischen SEIN und Archive-IT teilen.
Langjähriger treuer Kunde von Archive-IT
„Wir waren ein Kunde von Jalema, der damaligen Schwesterfirma von Archive-IT. Das ist jetzt mehr als 20 Jahre her. Damals haben wir Ordner verwendet, in denen Patientendokumente archiviert wurden. An einem Punkt gab es zu wenig Speicherkapazität innerhalb von SEIN und wir ließen die ambulanten Akten von abgemeldeten Patienten physisch bei Jalema lagern; wenn der Patient zurückkehrte, wurden sie wieder physisch abgeholt. Am Ende haben wir uns dafür entschieden, die physischen Dokumente durch eine digitale Lösung zu ersetzen. Archive-IT hat diese Digitalisierung gemeinsam mit uns realisiert. Wir konsultieren die digitalen Dokumente im System von Archive-IT: dem Virtuellen Archiv. Außerdem haben wir uns dafür entschieden, einen Teil der Akten physisch in den Archivgebäuden von Archive-IT zu lagern, z. B. die Lagerung auf Palettenebene, aber auch die Lagerung auf Dateiebene. Dadurch gewinnen wir Platz und können die Sicherheit besser gewährleisten.“
Vom Papier zum Digitalen
„Es war nicht einfach, den Schritt von Papier zu digital zu machen. Dies stellte jedoch kein Problem dar. Die digitalen Dateien können sehr einfach über das Virtuelle Archiv eingesehen werden. Sie schauen sich die Akten an, die nicht digitalisiert wurden, sondern in Papierform bei Archive-IT lagern. Das Anfordern solcher Dateien ist mit wenigen Mausklicks erledigt! Über den Dienst Scanning on Demand wählen wir in der Regel eine Datei, die innerhalb von 36 Stunden geliefert wird. Manchmal ist es dringend, dann haben wir es oft innerhalb von 1,5 Stunden! Diese Arbeitsweise funktioniert gut; wie eine gut geölte Maschine. Alles wird immer pünktlich geliefert und wir müssen nie darum bitten.“
Qualität der Dienstleistung
„Die Qualität der Dienstleistung ist etwas, das Archive-IT für uns auszeichnet. Sie benötigen Informationen zu einer Rechnung? Weitere Fragen? Uns wird immer schnell und umfassend geholfen. Darüber hinaus ist die Genauigkeit, mit der wir arbeiten, ein Grund, warum wir Archive-IT empfehlen. Wir wissen einfach, dass es gut gehen wird, und das ist eine tolle Basis für eine Partnerschaft. Alles in allem sind wir sehr zufrieden!“