Das Pantein Maas Hospital in Boxmeer konzentriert sich auf seine Patienten. In ihrer neuen Vision von Pflege haben Professionalität und Gastfreundschaft oberste Priorität. Am 22. April 2011 bezog das Maas Hospital Pantein seinen neuen Standort an der Dokter Kopstraat. Am neuen Standort wurden keine medizinischen Archive mehr eingerichtet, was bedeutete, dass alle Akten digital zugänglich sein mussten und ab diesem Zeitpunkt alle digital arbeiteten.

Vorselektion

Mignon Vloet (Projektleiter Digitalisierung) sagt: „Der Prozess, einen guten Partner für die Digitalisierung zu finden, war schwierig. Wir haben zunächst eine gründliche Vorauswahl getroffen. Fünf potenzielle Partner blieben übrig. In der zweiten Runde durften zwei Partner, darunter Archive-IT, eine Demo geben. Die Demo hat uns veranlasst, uns für Archive-IT zu entscheiden.“ Henk van Duren (CMA-Koordinator): „Wir haben uns sehr gefreut, bei Archive-IT einen Ansprechpartner für alle Logistikaktivitäten zu haben. Darüber hinaus hat uns Archive-IT viele gute Ratschläge gegeben. Es hilft wirklich, jemanden mit fundiertem Wissen an Bord zu haben. Der dritte entscheidende Punkt für die Assistenten und Ärzte war, dass die Nutzung der Virtuellen Datei äußerst komfortabel war, was zu großer Unterstützung führte“.

Dynamisch, semistatisch und statisch

Mit mehr als 303.000 Dateien, unterteilt in dynamische, semistatische und statische Archive, wurden die Dateien schnell an Archive-IT übertragen, poli by poli. Der dynamische Teil mit rund 122.000 Dateien aus den bisherigen Jahrgängen 2008 wurde sofort in großen Mengen gescannt und über die sichere Internetverbindung digital zurückgegeben. Der semistatische Teil wurde in das externe Archiv von Archive-IT eingehängt und kann per Scanning on Demand über die JIM-Software angefordert werden. „Innerhalb von anderthalb Stunden, aber oft schon viel früher, wird die Datei über die Virtual File digital zur Verfügung gestellt“, sagt Henk van Duren. Das Archivstück mit dem Jahr 2001 und später wurde auf Paletten gelagert. Das gefällt uns so gut, Archive-IT hat alles im Haus“, sagt Mignon Vloet.

Verarbeitung

Das Maas Hospital Pantein verwendet Ezis mit einem JIM-Plugin, so dass die gesamte Historie in der EPD zugänglich ist. Derzeit werden etwa 75% der EPD genutzt und in den alten Dateien gescannt. Ab dem 4. Juli 2011 wird die weitere EPD eingeführt und das gescannte Material von Archive-IT zunehmend als Geschichte verwendet. Zwei Archivmitarbeiter des Maas Hospital Pantein scannen täglich zentral. Henk van Duren „Wir gehen 4 bis 5 mal täglich durch die verschiedenen Abteilungen und Kliniken, um Scan-Material zu sammeln. Jede Abteilung wird mindestens zweimal täglich besucht. Auf diese Weise können wir alle Dateien im Auge behalten. Und das Tolle daran ist, dass die digitale Datei das gleiche Layout hat wie die Papierakte.

Die neue Arbeitsweise

„Eine andere Arbeitsweise ist notwendig, sagt Jacqueline Verberkt (Entwicklerin von EZIS), aber diese neue Arbeitsweise ist wesentlich effizienter. In der Orthopädie werden die Assistenten heute sehr unterschiedlich eingesetzt. Mit deutlich weniger Personal können sie nun die Sprechstunden vorbereiten und unterstützen. Dies steht nicht im Verhältnis zu der Zeit, die sie für das Durchsuchen von Dateien aufgewendet haben. Der Patient steht im Mittelpunkt. Das ist kein leerer Slogan für das Maas Hospital Pantein. Mit der neuen Arbeitsweise können wir dem wirklich gerecht werden.“ 

Weitere Referenzen
Pantein | Archive-IT

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