Viele juristische Dokumente haben eine obligatorische Aufbewahrungsfrist. Dies führt zu Papierstapeln, einem überlasteten Archiv und mangelnder Effizienz. Ein renommiertes Notariat in der Region Brüssel erkannte dieses Problem und entschied sich für die externe Lagerung ihres Archivs bei Archive-IT.

Platzmangel

Frau v. E., Büroleiterin des Büros, sagt: „Aus Platzgründen haben wir nach einer Möglichkeit gesucht, unsere Dateien extern zu speichern. Dabei spielte die Sicherheit unserer Akten eine wichtige Rolle. Wir sind seit Jahren Kunde von Jalema und hatten unser Archiv zuvor in einer mobilen Schrankeinrichtung von Jalema gelagert. Als es anfing, überfüllt zu werden, beschlossen wir, uns an Jalema zu wenden, und so landeten wir bei Archive-IT.“

Scanning on Demand

Frau v. E. fährt fort: „Wir haben uns entschieden, den ältesten Teil unseres Archivs bei Archive-IT zu lagern. Wir haben uns für Lagerung auf Palettenebene entschieden. Dies betrifft Dateien, die älter als 12 Jahre sind und die wir nicht mehr regelmäßig benötigen. Wenn wir dennoch eine Anfrage für eine dieser Dateien erhalten, können wir diese ganz einfach über Scanning on Demand anfordern. Wir haben dann innerhalb von 24 Stunden die notwendige Datei in unseren Händen. Die Bewerbung erfolgt über eine sichere und sehr benutzerfreundliche Anwendung. Das ist eine ideale Lösung!“

Angenehme Zusammenarbeit

„Wir sind mit der Zusammenarbeit mit Archive-IT sehr zufrieden. Wir waren vorher etwas zögerlich, denn natürlich übergeben Sie einen großen Teil Ihres wertvollen Archivs. Allerdings wurden alle unsere Bedenken schnell ausgeräumt und das Projekt ging schnell und problemlos voran. Wir haben viel mehr Platz in unserem Büro, ohne die Verfügbarkeit unserer Dateien zu beeinträchtigen. Wir können die Dateien und den internen Speicherplatz jederzeit wertvoller nutzen. Eine Win-Win-Situation, wenn Sie mich fragen. Archive-IT hat höchste Qualität geliefert! Deshalb werden wir sicherlich in Zukunft auf Archive-IT für die Speicherung unserer Dateien zurückgreifen.“

Archive-IT dankt dem Notariat für sein Vertrauen!

*Auf Wunsch des Notariats wurde dieses Gespräch anonymisiert.

Weitere Referenzen
Notaris de Schepper | Archive-IT

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