In der Welt herrscht viel Aufruhr. Gerade haben wir uns von der Corona-Pandemie ein wenig erholt, da bricht ein Krieg aus, der zu einem drastischen Anstieg der Kosten an allen Fronten führt. Transportkosten, Lebensmittel, Energie; alles ist im Preis in die Höhe geschnellt. Das hat nicht nur für die Haushalte große Auswirkungen, sondern auch die Unternehmen haben mit dem Verhältnis zwischen Kosten und Einnahmen zu kämpfen. Die Materialien werden teurer, die Gemeinkosten steigen; es gibt viele Gründe, warum Unternehmen bei Investitionen zurückhaltender sind. Doch einige Investitionen tragen tatsächlich zu Kosteneinsparungen bei. In diesem Blog erfahren Sie mehr darüber, wie Sie durch Digitalisierung Kosten sparen können.

Wertvoller Platz

Wenn es in Ihrem Unternehmen noch viel Papierkram gibt, nimmt dieser viel unnötigen Platz weg. Auch die Gesetzgebung macht die Aufbewahrung von Dokumenten nicht immer einfach. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen führen oft dazu, dass Unternehmen den Überblick verlieren. Dabei sind Aufbewahrungsfristen von großer Bedeutung, denn wenn Sie als Unternehmen diese nicht einhalten, drohen Strafen. Doch wie kann die Digitalisierung zu Kosteneinsparungen beitragen? Durch die Digitalisierung von Papier wird Platz frei, der für wertvollere Zwecke genutzt werden kann. Sie können zum Beispiel mehr Arbeitsplätze schaffen, einen Treffpunkt einrichten, an dem die Kollegen die Arbeit für eine Weile ruhen lassen können, oder einen zusätzlichen Besprechungsraum. Die Möglichkeiten sind endlos. Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass das Büro gar nicht so groß sein muss und Sie durch den Wechsel zu einem kleineren Büro Miete und Energiekosten sparen können.

Einfachere Datenverwaltung mit digitalen Daten

Aber es ist nicht auf den physischen Raum beschränkt. Durch die Digitalisierung und Archivierung auf digitalem Wege lassen sich Aufbewahrungsfristen viel einfacher und zuverlässiger verwalten. Das bedeutet, dass man auch die digitalen Daten in den Griff bekommen muss. Wir sehen, dass der Datenberg in digitaler Form exponentiell wächst, aber löschen wir auch, was nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht mehr aufbewahrt werden darf oder muss? Auf der Basis der gesetzlichen Vorgaben können Sie z.B. mit digitalen Daten ganz einfach eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen. Auf diese Weise können Sie auch die Anzahl der Gigabytes an digitalen Daten reduzieren und somit Kosten sparen. Und gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Sie die Gesetze und Vorschriften einhalten. 

Hybride Arbeitsumgebung erleichtert das mobile Arbeiten

Ein wachsender Trend ist das flexible Arbeiten in einer hybriden Arbeitsumgebung. Seit der Corona-Pandemie schätzen es viele Beschäftigte, von zu Hause aus zu arbeiten. Zahlreiche Unternehmen machen sich diesen Trend zunutze, indem sie die hybride Arbeitsumgebung so effizient wie möglich einrichten. Durch die Digitalisierung stellen Sie sicher, dass die verfügbaren Dokumente für alle zugänglich sind und die Mitarbeiter nicht an einem bestimmten Ort sein müssen, um auf Informationen zuzugreifen. Außerdem können mehrere Personen gleichzeitig mit denselben Dokumenten arbeiten. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz. Wenn es für die Mitarbeiter attraktiv wird, im Homeoffice zu arbeiten, hat dies den zusätzlichen Vorteil, dass weniger Reisekosten anfallen. Weniger Verkehr ist übrigens auch gut für die Umwelt!

Digitale Daten sparen Zeit

Wenn Dokumente digitalisiert sind, besteht der nächste Schritt darin, Struktur in den Datenberg zu bringen. Dies ist eine Investition in Zeit und Geld, die sich aber im Handumdrehen auszahlt. Die Dokumente können schneller eingesehen werden, und es kann eine Genehmigungsstruktur eingerichtet werden. Ein unstrukturierter Datenberg nützt wenig, aber wenn diese Struktur erst einmal vorhanden ist, können Sie eine unglaubliche Menge wertvoller Informationen gewinnen. Denken Sie z. B. an durchgeführte medizinische Untersuchungen, die Sie nun leichter mit einer anderen medizinischen Untersuchung verknüpfen können. Links können schnell hergestellt werden, und die Suche erfolgt mit einem einzigen Klick. Das spart Zeit, erhöht die Zuverlässigkeit und führt letztlich zu Kosteneinsparungen. Mit anderen Worten: eine Win-Win-Situation.

Die Digitalisierung von Akten und deren richtige digitale Ablage kann viele Vorteile bringen. Sind Sie neugierig auf die langfristigen Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen? Wir beraten Sie gerne und unverbindlich. Bitte kontaktieren Sie uns.

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