Die Marnix Academie ist die größte Lehrerbildungseinrichtung der zentralen Niederlande, die sich ausschließlich auf die Lehrerausbildung für den Primarbereich konzentriert. Darüber hinaus bietet das Marnix Academie Weiterbildung und Kompetenzentwicklung für Menschen, die bereits im Bildungsbereich arbeiten. Die Academie befindet sich in Utrecht. Die Marnix Academie setzt die Digitalisierung fort und hat in Zusammenarbeit mit Archive-IT ihre Papierpersonalakten digitalisieren und in People Inc. integrieren lassen. Neugierig auf ihre Erfahrungen? Gertjan Jolink, HR Advisor, erzählt über das Projekt!
Wahl für Archive-IT
Gertjan Jolink berichtet: „Im Erstgespräch wurde mir sehr deutlich erklärt, wie Archive-IT funktioniert und welche Möglichkeiten es in der Digitalisierung von HR Dokumenten gibt. Es war sehr schön, dass hier aus der Perspektive der Marnix Academie gedacht wurde. Wir haben uns über Google nach Lösungen orientiert und mehrere Unternehmen verglichen. Die angenehme Beratung, die Fähigkeit mitzudenken und das maßgeschneiderte Angebot waren für uns ausschlaggebend, uns für Archive-IT zu entscheiden. Der Schwerpunkt, welcher auf die Inhalte gelegt wurde, wie z.B. die Planung und das Layout der digitalen Akten sowie die Nachbereitung war sehr aufschlussreich. Hervorzuheben ist, dass Archive-IT die Dokumente so digitalisiert hat, dass sie zuverlässig und einfach in People Inc. importiert werden konnten."
Fortschritt des Projekts
„Nachdem wir unsere Wahl getroffen hatten, ging ein Projektmanager von Archive-IT mit uns alles im Detail durch. Die Planung erfolgte in Absprache mit Erläuterung der Vorgehensweise, wenn wir eine Datei während der Digitalisierung benötigen, auch eine Anforderung mit höherer Priorität möglich ist. Wir haben dies in der Praxis angewandt und es hat hervorragend geklappt, so dass wir das gewünschte Dokument in kürzester Zeit aus der Ferne abrufen konnten. Letztendlich wurden alle Vereinbarungen planmäßig eingehalten und wir hatten keine Probleme während des Projekts", sagt Gertjan Jolink.
Digitalisieren von Dokumenten
Im Vergleich zu einer Papierakte hat eine digitale Akte viele Vorteile. Frau Jolink ist davon sehr begeistert und gibt an, dass die digitalen Personalakten eine große Verbesserung darstellen. „Besonders die Transparenz gegenüber den Mitarbeitern ist gewachsen. Als Mitarbeiter haben Sie das Recht, Ihre eigene Personalakte einzusehen, da wir dies nun digital funktioniert, können wir diese proaktiv und transparent für jeden Mitarbeiter anbieten. Außerdem hat jeder die Möglichkeit, seine eigene Personalakte zu jeder Zeit und an jedem Ort einzusehen. Außerdem kann ein Manager die Dokumente der Mitarbeiter in seinem Team leicht einsehen. Wir sparen nicht nur bei den Papierkosten, sondern auch beim internen Platzbedarf. Ganz zu schweigen von der Zeitersparnis, die wir nun durch die hohe Verfügbarkeit erzielen. Das führt definitiv zu mehr Effizienz im täglichen Betrieb."
Jetzt, wo das Projekt abgeschlossen ist und die Marnix Academie schon eine Weile mit den digitalen Dateien arbeitet, kann es laut Frau Jolink zu Recht als erfolgreiches Projekt bezeichnet werden. „Für mich ist die Tatsache, dass Vereinbarungen eingehalten wurden, die Planung, die befolgt wurde, und die klare Kommunikation der Hauptgrund für eine erfolgreiche Projektumsetzung mit Archive-IT. Kommunikation ist der Schlüssel, und Archive-IT hat sich in dieser Hinsicht auf jeden Fall bewährt!"
Wir danken der Marnix Academie für ihr Vertrauen in Archive-IT!