Beschreibung des Problems
Die Kundendienste der Gemeinde Peel en Maas waren bereits vollständig digitalisiert. Der nächste Schritt bestand darin, die internen Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Die vielen Papierakten stellten eine Reihe von Hindernissen auf dem Weg dar. Dateien gingen verloren, es dauerte lange, die Datei zu finden, und die gemeinsame Nutzung von Dateien war nicht effizient, wenn sie nur an einem Ort gleichzeitig sein konnten. Die Gemeinde beschloss, dass sich dies ändern musste, und wandte sich an Archive-IT, um die Akten zu digitalisieren.
Lösung
Zuerst wurden die Umweltgenehmigungs- und Bodenakten digitalisiert, dann waren die BSGW-Akten an der Reihe. Archive-IT ging den Inhalt der Dateien durch und ordnete sie unter den richtigen Registerkarten ein. Danach wurden sie in der richtigen Reihenfolge digitalisiert. Durch die Einhaltung dieser Ordnung sind die digitalen Dateien sofort übersichtlich und strukturiert. Die Digitalisierung der Akten hat die internen Prozesse verbessert und beschleunigt. Die Mitarbeiter finden schneller die richtige Datei und die Freigabe erfolgt mit einem Klick auf eine Schaltfläche.
Ergebnis
- Beschleunigte und verbesserte Arbeitsprozesse.
- Der Inhalt der Dateien entspricht nun den Auswahllisten.
- Die elektronischen Akten sind viel schneller einsehbar als Papierakten.
- Die Dateien sind jetzt gemäß GDPR sicher gespeichert.