ISD Kompas ist ein interkommunaler Sozialdienst, der von den Gemeinden Nuth, Simpelveld und Voerendaal eingerichtet wurde. Inzwischen ist die Gemeinde Nuth zusammen mit den Gemeinden Schinnen und Onderbanken in der fusionierten Gemeinde Beekdaelen aufgegangen, so dass auch die ehemaligen Gemeinden Schinnen und Onderbanken nach und nach in der ISD Kompas aufgegangen sind. Einwohner dieser südlimburgischen Gemeinden, die (vorübergehend) kein Einkommen haben, können sich an ISD Kompas wenden. Gemeinsam mit Arbeitssuchenden befasst sich ISD Kompas mit den Chancen und Möglichkeiten, die der regionale Arbeitsmarkt bietet.

Digitalisieren

ISD Kompas hat sich dafür entschieden, ihre Kundenakten zu digitalisieren. Der Grund für diese Wahl war, dass sie auf eine sicherere und zuverlässigere Weise arbeiten wollten. Walter Grenda, External Consultant Archive bei ISD Kompas, erklärt: „Die physischen Akten hingen früher in einem Aktenschrank. Dies funktionierte gut, aber wenn ein Mitarbeiter eine Akte mitnahm und sie nicht registrierte, wusste niemand, wo sich diese Akte befand. Das ist natürlich unglaublich schwierig, vor allem, wenn es sich um Zahlungen von Sozialhilfeempfängern handelt. Dies sind Informationen, die sehr sensibel für die Privatsphäre sind und nicht einfach auf der Straße gelassen werden sollten. Darüber hinaus ist es sehr wichtig, dass alle Arbeitsprozesse in der richtigen Akte landen, und das ist früher nicht immer gut gelaufen. Natürlich bleiben Menschen Menschen und können immer Fehler machen. Durch die Digitalisierung werden menschliche Fehler minimiert, und alle Aktionen in den Dateien werden automatisch protokolliert. Eine sehr wichtige Verbesserung.“

Auswahlverfahren

Walter fährt fort: „Neben der Tatsache, dass wir einen Partner für die Digitalisierung der Papierakten suchten, suchten wir auch nach einer digitalen Lösung, bei der die Akten zugänglich und mehrfach pflegbar sind. Dafür kamen mehrere Parteien in Frage, die wir während des Auswahlverfahrens geprüft haben. Wir hatten im Vorfeld hohe Standards für die digitale Lösung festgelegt, die wir im Sinn hatten. Wichtige Funktionalitäten, auf die wir geachtet haben, waren die Verfügbarkeit eines Archivmoduls und eine automatische Vernichtungsrichtlinie. Das Archive-IT-System entsprach genau unseren strengen Anforderungen. Um den gesamten Prozess in der Praxis zu erleben, haben wir einen Rundgang durch Archive-IT gemacht. Wir waren sehr beeindruckt, und alles hat gezeigt, dass Archive-IT alles professionell organisiert hat. Besonders das Niveau der Informationssicherheit ist für mich wirklich herausragend. Die klare Erklärung und die gemeinsame Suche nach einer geeigneten Lösung für maßgeschneiderte ISD Kompas haben uns wirklich überzeugt.“

Arbeitsprozess-Ebene

ISD Kompas hat sich für die Registrierung, Digitalisierung und Archivierung auf Arbeitsprozessebene entschieden. Walter erklärt: „Wir haben uns für die Registrierung auf der Ebene des Arbeitsprozesses entschieden, weil wir letztlich auch auf der Ebene des Arbeitsprozesses zerstören wollen. Dies bedeutet, dass Archive-IT mehrere Registrierungen auf Workprozessebene innerhalb einer Kundendatei vorgenommen hat. Auf diese Weise ist es nicht notwendig, die gesamte Akte zu verwalten, bis ein Kunde die Beziehung zu ISD-Kompas beendet (z.B. bei Umzug in eine andere Gemeinde, im Todesfall oder weil der Kunde eine Stelle angenommen hat). Für uns ist dies von entscheidender Bedeutung, da nicht alle Arbeitsprozesse innerhalb ein und derselben Akte die gleichen Aufbewahrungsfristen haben. Jetzt können wir unsere Vernichtungspolitik an den Arbeitsprozessen und den damit verbundenen Gesetzen und Vorschriften ausrichten. Schließlich haben wir nicht nur die Pflicht zu bewahren, sondern auch die Pflicht zu zerstören.“

Glückliche Zusammenarbeit

„Wir fanden die Zusammenarbeit sehr angenehm. Die Projektgruppe von ISD und die beteiligten Archiv-IT-Mitarbeiter kommunizierten hin und her. Die Aufgabe hat sich in der Zwischenzeit geändert, weil neue Dinge ans Licht gekommen sind. Die Flexibilität und das Mitdenken dabei habe ich als ein großes Plus erlebt. Mögliche Probleme wurden gemeinsam angegangen, so dass das Projekt in guter Weise weitergeführt werden konnte. Es war uns wichtig, dass wir die physischen Dateien auch während des Digitalisierungsprozesses schnell verfügbar haben. Wir haben daher mehrmals Stücke aus der physischen Umgebung angefordert. Das ging alles sehr gut und schnell. Ein Kompliment an die Mitarbeiter von Archive-IT, alle haben ihre Schultern dafür hingehalten!“

ISD Kompas ist noch nicht vollständig digital und will in Zukunft sicherlich noch einige Schritte in diesem Bereich unternehmen. Wir danken ISD Kompas für das Vertrauen!

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ISD Kompas | Archive-IT

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