Ehemalige Studenten, die nach Jahren Unterlagen anfordern: Das kommt in der Welt der Bildung häufig vor. Denken Sie an Noten- und/oder Zeugnislisten, für die lange Aufbewahrungsfristen gelten und die auch nach Jahren noch leicht mit der betreffenden Person geteilt werden müssen. Leider wird der Archivierung im Bildungsbereich (noch) nicht die Aufmerksamkeit zuteil, die sie verdient. Was ist erforderlich, um Effizienz zu erzielen, Platz zu sparen und diese Dokumente in den Griff zu bekommen?

Physisch vs. Digital

Es gibt eigentlich zwei Arten von Situationen. Zum einen gibt es Bildungseinrichtungen, die Notenlisten/Diplome und alle anderen Unterlagen von Schülern in physischer Form archivieren. Die Dokumente werden in Aktenordnern, Kommoden oder Kisten aufbewahrt. Wird ein Dokument angefordert? Ein Mitarbeiter wird dann nach dem betreffenden Dokument suchen, es einscannen und weiterleiten. Es gibt auch Schulen, die die Zeugnisse und Notenlisten bereits digital vorliegen haben. Das macht die Suche nach dem richtigen Dokument oft etwas weniger arbeitsintensiv. Wir stellen jedoch fest, dass in dieser Situation oft die richtigen Metadaten (Merkmale des Dokuments) fehlen, was dazu führt, dass Dinge länger als nötig aufbewahrt werden. Auch die Auffindbarkeit ist noch nicht optimal, es fehlen.

Die Digitale Archivierung schafft Struktur und Platz

Wenn es darum geht, Platz zu sparen und neuen Raum zu schaffen, die richtige Aufbewahrungsfrist zu gewähren oder die Auffindbarkeit zu erhöhen, darf ein effizientes digitales Archiv in einer professionellen Bildungseinrichtung nicht mehr fehlen. Während viele Front-End-Prozesse im Bildungswesen größtenteils digital sind, ist dies bei den Back-End-Prozessen nicht immer der Fall. Ein effizientes digitales Archiv beginnt mit der Erstellung eines Archivierungsplans. Hier geht es um die verschiedenen Dokumenttypen, die es innerhalb der Bildungseinrichtung gibt, z.B.: Zeugnisse und Notenlisten. Es ist ratsam, klein anzufangen und später (wenn nötig) das digitale Archiv um neue Dokumenttypen zu erweitern. Gibt es noch Dinge, die digitalisiert werden müssen? Auch das ist kein Problem. Mit den Dokumenttypen ist eine Aufbewahrungsfrist verbunden, die auf Rechtsvorschriften, aber auch auf internen Richtlinien beruhen kann. Alle Dokumente desselben Typs werden nach diesen "Regeln" archiviert. Dies ermöglicht es, eine aktive Aufbewahrungspolitik zu betreiben und nichts länger als nötig aufzubewahren.

Einfaches Teilen von archivierten Daten bei gleichzeitig hoher Zugriffskontrolle

Die genannten Dokumentenarten - Zeugnisse und Notenlisten - sind Dokumente, die häufig von Personen außerhalb der Bildungseinrichtung angefordert werden. Ein gut organisiertes digitales Archiv stellt sicher, dass diese Dokumente über diese Archivanwendung einfach (und sicher) z. B. an einen ehemaligen Studenten weitergegeben werden können. Mit wenigen Mausklicks können Sie das gewünschte Dokument für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stellen. Alle diese Aktionen werden ebenfalls protokolliert. Das macht die Archivierung nicht nur schnell, sondern auch zuverlässig und überprüfbar.

Wie geht Ihre Bildungseinrichtung mit der (digitalen) Archivierung und der Bereitstellung von Dokumenten für Personen außerhalb der Organisation um? Wir würden uns freuen, dies mit Ihnen zu besprechen. Gerne können Sie uns hier für eine unverbindliche Beratung kontaktieren.

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