Archiv digitalisieren

Papierakten haben eine Reihe von Hindernissen, wie z.B. den Platzbedarf, den sie beanspruchen. Papier kann sich immer nur an einem Ort befinden, was bedeutet, dass das Suchen und Finden der richtigen Dokumente viel Zeit in Anspruch nimmt. Der Austausch und die Bearbeitung von Papierinformationen wird immer schwieriger. Die Sicherheit und Zulassung von Papier ist immer schwieriger zu garantieren. Durch die Digitalisierung Ihres Archivs werden diese Hindernisse beseitigt. Jede Organisation arbeitet bereits auf die eine oder andere Weise digital. Wenn zusätzlich zu den digitalen Systemen auch noch Papierarchive existieren, entsteht Ineffizienz. Informationsinseln, die eigentlich nie ein vollständiges Bild der Wirklichkeit vermitteln. Darüber hinaus arbeiten wir zunehmend an Standorten außerhalb von Bürogebäuden. Eine sichere, digitale und vollständige Zugänglichkeit ist daher wichtiger denn je. Die Digitalisierung bietet die Lösung!

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Archive-IT digitalisiert

Archive-IT zeichnet sich durch eine sorgfältige und sichere Digitalisierung von Dateien aus. Die digitale Datei wird zusammen mit einem erfahrenen Archive-IT-Berater erstellt. Die Benutzerfreundlichkeit, Ihre Wünsche und die Gesetze und Vorschriften werden berücksichtigt. Es gibt Möglichkeiten wie Registerlayouts, Hinzufügen einer Suchfunktion, Scannen in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß und vieles mehr. Entscheidungen, die Sie sicherlich nicht allein treffen müssen, unterstützt Sie Archive-IT vollumfänglich im Prozess vom Papier bis zur Digitalisierung.

„Wussten Sie, dass Sie während des Scan-Projekts jederzeit Prioritätsakten beantragen können? Auf diese Weise werden Sie durch den Digitalisierungsprozess nicht behindert!“

  • GDPR-konform

  • Integration in Ihr bestehendes System

  • Wertvolle Flächen innerhalb der Organisation werden freigesetzt

  • Ihre Informationen sind für autorisierte Benutzer jederzeit und überall zugänglich

  • Kosten- und Zeiteinsparungen

  • Lieferung in unserer Software oder in Ihrem eigenen Paket

  • Alle Mitarbeiter haben eine Vertraulichkeitserklärung unterschrieben und liefern periodisch einen Verhaltenserklärung ab

Digitalisieren Sie Ihre Dokumente

Archive-IT bietet 100%ige Liefertreue. Die Dateien werden sicher, exklusiv und versiegelt direkt von Ihrer Organisation zu Archive-IT transportiert. Nach der Ankunft findet der Registrierungsprozess statt und die Akten werden vorbereitet. Die qualifizierten Mitarbeiter machen die Akten entsprechend den getroffenen Vereinbarungen scanfertig. Ein arbeitsintensiver und unverzichtbarer Schritt im Digitalisierungsprozess.

Akten | Archive-IT

Sie fragen sich, welche Arten von Dokumenten Archive-IT für Sie digitalisieren kann? Denken Sie zum Beispiel nach:

  • Personalakten

  • Medizinische Unterlagen

  • Fallakten

  • Finanzielle Verwaltung

  • (Konstruktions-)Zeichnungen

  • Arbeitsgutscheine

  • Zeitungen

Haben Sie Zweifel bezüglich des Archivs und der Dokumente, die Sie gerne digitalisieren lassen möchten? Sie können gerne einen unserer Mitarbeiter fragen. Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite!

Schritt für Schritt

Archive-IT digitalisiert alles mit schnellen, fortschrittlichen Scannern für hohe Volumen. Erfahrene Scanoperatoren sorgen dafür, dass alles einwandfrei läuft und wir digitale Dateien in hoher Qualität liefern können. Die Digitalisierung Ihres Archivs ist unsere Leidenschaft und Sorge!

Für jedes Projekt suchen wir gemeinsam mit Ihnen nach dem richtigen Ansatz. Jedes Projekt ist anders. Um Ihre Dokumente zu digitalisieren, sind immer eine Reihe von Schritten zu durchlaufen:

  1. Bestandsakten/Dokumente/Archiv
  2. Zitat-Vorschlag
  3. Verkehr
  4. Registrierung der Dateien
  5. Bereinigung der Dokumente
  6. Scan-Vorbereitung der Dokumente
  7. Digitalisieren
  8. Mögliche Vitalisierung
  9. Exportieren in die Software
  10. Vernichtung, Lagerung oder Rückgabe
Archive-IT
Digitalisierung dossiers | Archive-IT

Preise Archiv digitalisieren

Jedes Projekt erfordert ein maßgeschneidertes Angebot. Ein Archive-IT-Berater erstellt für Sie auf der Grundlage verschiedener Parameter einen Vorschlag. Die Beratungs- und Einführungsveranstaltung ist unverbindlich. Gerne besuchen wir Sie vor Ort oder koordinieren die Situation mit Ihnen aus der Ferne. Da bei der Digitalisierung viele verschiedene Entscheidungen zu treffen sind, ist dieses Treffen ein wertvoller Moment, um Ihnen ein realistisches Bild der Digitalisierungsraten zu vermitteln. Neugierig auf die Kosten für die Digitalisierung Ihres Archivs? Kontaktieren Sie uns und Sie erhalten einen massgeschneiderten Vorschlag!

„Besonders wichtig war uns, dass das Archiv an einem sehr sicheren Ort gelagert wird und sobald wir etwas benötigen, steht es uns schnell und zuverlässig zur Verfügung. Als dieses Bild dem Preis entsprach, war die Entscheidung für Archive-IT eine Tatsache. Wir haben jetzt eine Reihe von Dateien angefordert, sowohl physische als auch digitale, und die Aktionsgeschwindigkeit von Archive-IT ist groß!“

Debora Janssen | Rechtssekretärin, Wiggers Faber

„Für uns war es besonders wichtig, dass eine Verbindung mit dem HR-Softwarepaket hergestellt werden konnte, das wir bereits im Einsatz hatten. Wir arbeiten seit Jahren mit Raet zusammen und wollten mit diesem Paket weiterarbeiten können. An einem Raet-Kundentag trafen wir Archive-IT, das uns durch positive Geschichten ein vertrautes Gefühl gab. Das Angebot, die Arbeitsweise und das Vertrauen in den Kundenbetreuer waren die entscheidenden Faktoren in der Zusammenarbeit mit Archive-IT.“

Jeannette de Haan | Mitarbeiterin Personalangelegenheiten, Natuurmonumenten

„Als wir Virtual File sahen, war es entscheidend für den Übergang zum digitalen System. Die Erhaltung der Papiermappe in digitaler Form hat es den Anwendern ermöglicht, sich sehr schnell an diese Arbeitsweise zu gewöhnen. Sie können einfach darin blättern, Dokumente hinzufügen und verschieben. Außerdem waren wir bereits an Jalema-Dateien gewöhnt, die in diesem digitalen Format imitiert wurden.“

Thera de Pauw | Gruppenleiterin, De Zorggroep

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