Als Spezialklinik in den Niederlanden und Europa ist die Sint Maartenskliniek führend in der Behandlung von Haltungsschäden und Bewegungsstörungen. Die Sint Maartenskliniek bietet ihre Behandlungen und Pflege in Nijmegen, Woerden, Boxmeer und Tiel an. In der Sint Maartenskliniek werden jährlich rund 60.000 Menschen aus verschiedenen Regionen von rund 1.700 Mitarbeitern betreut.
Das digitale Zeitalter
Melanie Heijmink, Personalreferentin, ist seit einigen Jahren für die Sint Maartenskliniek in Nimwegen tätig. „Unsere P&O-Abteilung war beim Thema Digitalisierung noch recht altmodisch. Wir haben noch mit Papier-Personalakten gearbeitet, die eigentlich nicht mehr in das aktuelle digitale Zeitalter passen. Darüber hinaus gab es viele Führungskräfte in unserer Organisation, die ihre eigenen Schattendateien in den Personalakten führten. Das bedeutete, dass es mehrere „Kopien“ einer Datei in der Organisation gab, aber sobald Sie mit der Digitalisierung beginnen und Managern, Mitarbeitern und der Personalabteilung Zugang zu ein und derselben digitalen Datei geben, verhindern Sie, dass Schattendateien erstellt werden“, sagt Melanie Heijmink.
Bereinigung der Dateien
„Wir hatten viele doppelte Dokumente in unseren Personalakten. Deshalb haben wir alle Dateien innerhalb der Organisation selbst bereinigt und dann zur Teildigitalisierung an Archive-IT geschickt. Es gab etwa 1800 Personalakten, so dass die Reinigung einen erheblichen Zeitaufwand erforderte! Wir hatten den Eindruck, dass Dokumente bei der Digitalisierung sofort den richtigen Namen erhalten würden, wie z.B. Arbeitsvertrag, Personalausweis usw. Wir hatten auch den Eindruck, dass die Dokumente bei der Digitalisierung den richtigen Namen erhalten würden. Leider war dies nicht der Fall und wir mussten danach Zeit investieren, um die elektronischen Dokumente zu benennen. Es ist wichtig, dass dies im Vorfeld zwischen dem Digitalisierer und dem Kunden klar besprochen wird, denn das kann Zeit und damit Geld sparen! Wir sind mit dem Ergebnis letztlich zufrieden“.
Über AAG
„Bei Archive-IT landeten wir über die AAG, die uns als externer Projektleiter im Digitalisierungsprojekt führte. Gemeinsam mit der AAG haben wir einen Plan für das neue Layout der digitalen Personalakte und die Bereinigung der Papierpersonalakte erstellt. Der Account Manager von Archive-IT besuchte uns dann, um uns weitere Informationen über den gesamten Digitalisierungsprozess zu geben. Rückblickend auf den Digitalisierungsprozess hätten wir uns gewünscht, vor dem Digitalisierungsprozess einen Blick auf Archive-IT geworfen zu haben, um eine Entscheidung zu treffen. Es ist möglich, dass wir in Zukunft die anderen Dokumente in den Personalakten digitalisieren werden, so dass wir diese Einladung von Archive-IT erhalten haben.“ Laut Melanie Heijmink.
Sint Maartenskliniek arbeitet nun zufrieden mit dem digitalen System von Raet als digitale Arbeitsumgebung für die Personalakten! Mit der teilweisen Digitalisierung ihrer Personalakten haben sie einen ersten Schritt in das digitale Zeitalter getan, mit dem sie nun von allen Annehmlichkeiten der Akte profitieren!