Zonhoven ist eine Gemeinde in der Mitte der belgischen Provinz Limburg. Die Gemeinde liegt nördlich der Landeshauptstadt Hasselt und hat über 21.000 Einwohner. Im April 2018 beschloss die Gemeinde, mit der Digitalisierung des Archivs zu beginnen. Sie haben sich dafür entschieden, die Digitalisierung in Phasen durchzuführen. Die Raumplanung war das erste, was man tun musste!

Effizienzsteigerung und Gewährleistung der Sicherheit

Nick Mols, Application Manager bei der Gemeinde Zonhoven, hat dieses Projekt weitgehend betreut und spricht über seine Erfahrungen: „Der Hauptgrund für die Digitalisierung der Dateien war die mangelnde Effizienz, die wir erlebt haben. Die Dateien werden häufig benötigt und müssen daher jederzeit und überall verfügbar sein. In der Vergangenheit mussten die Mitarbeiter ständig ins Archiv gehen, um die Dateien abzurufen, was natürlich sehr ineffizient ist. Wir halten die Sicherheit der Akten für sehr wichtig, und auch das hat uns veranlasst, uns für die Digitalisierung zu entscheiden. Eine Papierakte birgt auch ein potenzielles Risiko von Informationsverlusten, und die Digitalisierung bietet uns immer ein Backup“.

Anforderung von Dateien während der Digitalisierung

Während des Digitalisierungsprozesses hat die Gemeinde Zonhoven wiederholt Prioritätsanfragen für Akten über das virtuelle Archiv gestellt. Da die Akten regelmäßig benötigt werden, war es für sie wichtig, jederzeit Zugriff darauf zu haben: „Wir haben eine Marktrecherche durchgeführt, um den richtigen Lieferanten auszuwählen, und schließlich hat sich Archive-IT als der Lieferant herausgestellt, der am besten zur Gemeinde Zonhoven passt. Sehr wichtig für uns war, dass die Dateien auch während des Scanvorgangs eingesehen werden konnten. Die Art und Weise, wie Archive-IT dies über das Virtuelle Archiv anordnete, passte perfekt dazu. Die Notfallanfragen wurden sehr schnell und sicher bearbeitet. Ein großer Pluspunkt war, dass Archive-IT dies immer korrekt und präzise und innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens gelöst hat. Auch wenn die Geschwindigkeit immer noch nicht schnell genug war, wurden zusätzliche Anstrengungen unternommen, um die Datei pünktlich zu liefern.“

In der Praxis

„Wir haben uns auch selbst einen Blick auf Archive-IT geworfen, was uns Vertrauen in den Umgang mit den Akten gab. Dies geschieht in einer sehr guten Umgebung und auf sichere Weise. Unsere Zusammenarbeit verlief sehr gut und das Image, das wir von Archive-IT erhalten haben, ist zweifellos positiv. Es ist ein professionelles Unternehmen, das weiß, was es tut“, sagt Nick Mols.

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