De Zorggroep ist eine große Gesundheitsorganisation, die aus der Fusion von Land van Gelre und Gulick, Thuiszorg Midden-Limburg und Zorggroep Noord-Limburg entstanden ist. Sie sind in fünf Regionen Nord- und Mittel-Limburgs verteilt und decken damit ein Arbeitsgebiet von 660.000 Einwohnern ab. Die Care Group bietet Dienstleistungen von der häuslichen Pflege bis zur Mutterschaftsbetreuung an. In diesem Interview spricht Thera de Pauw über die Wahl einer digitalen Arbeitsumgebung für die Personalakten. Als Group Manager Social Policy bei der Care Group ist sie mitverantwortlich für die Arbeitssituation der 7.500 Mitarbeiter und damit für die Person hinter dem Mitarbeiter innerhalb der Organisation.

Eine zentrale Personalabteilung

De Zorggroep befindet sich derzeit in einer Reorganisation, in der es notwendig ist, ihre Prozesse zu optimieren. Darüber hinaus setzt die Regierung auch Kürzungen durch. Dies waren einige der Gründe, warum sich die Care Group für eine zentrale Personalverwaltung entschied – ein erster Schritt zur Prozessoptimierung. Hier gibt es noch viel zu tun, denn jede Region – eine Niederlassung der Care Group – hat einen eigenen Direktor und eine eigene Personalabteilung, bestehend aus Personalwesen und Personaladministration. Thera de Pauw sagt: „Wir werden die Personaladministration mit der Lohnbuchhaltung in der Zentrale zusammenführen. Das Wichtigste ist, dass alle Personalakten für alle Personalberater an jedem Standort zugänglich sein müssen. Diese Personalberater sind weiterhin in den Regionen tätig, so dass eine Erreichbarkeit erforderlich ist. Was wir absolut nicht wollen, ist, dass wir Dateien intern transportieren und selbst kopieren, weshalb es eine leichte Entscheidung war, sie professionell und digital zugänglich zu machen. Die Zentralisierung der Personaladministration ist nur eine Frage der Reorganisation unserer Care Group. Für uns werden wir im Jahr 2015 mit drei neuen Pflegesäulen arbeiten: häusliche Pflege als ambulante Pflege, stationäre Pflege (somatische Störungen) und die Säulenpflege für Menschen mit Demenz. Das erfordert einen neuen Ansatz.“

Erreichbarkeit an mehreren Standorten

Thera de Pauw: „Im Rahmen von Kürzungen bauen wir so viele Unterstützungsdienste wie möglich zentral innerhalb der Organisation auf. Diese zentrale Organisation ist nicht nur das Ergebnis von Kürzungen, sondern auch eine Entwicklung im gesamten Gesundheitswesen. Mit Dutzenden von Standorten in unserem Arbeitsbereich und auch der standortunabhängigen häuslichen Pflege wird der standortübergreifende Zugriff auf Informationen ein großer Effizienzgewinn sein. Vor allem, wenn ich mir ansehe, wie es jetzt läuft, denn die Personalabteilung arbeitet derzeit von einem festen Arbeitsplatz in der Region, während sich die Lohnbuchhaltung in der Zentrale, im Verwaltungsgebäude in Venlo befindet. Tatsache ist, dass Gehaltsabrechnung, Sozialpolitik und Personalwesen fast die gleichen Dokumente verwenden, sie aber alle in ihren eigenen Dateien in ihren eigenen Abteilungen aufbewahren, was bedeutet, dass es viele Dateien mit den gleichen Informationen gibt. Wenn diese von mehreren Standorten aus in einem System eingesehen und bearbeitet werden kann, ist dies bereits ein großer Schritt in eine digitale Zukunft.“

Warum hat sich die Pflegegruppe für Archive-IT entschieden?

„Die von mir erwähnte standortübergreifende Zugänglichkeit und eine einzige und vollständige Datei waren die Hauptgründe für uns, uns für die Digitalisierung zu entscheiden. Das erste Projekt waren die Personalakten. Als wir die virtuelle Datei sahen, war sie entscheidend für den Übergang zum digitalen System. Die Erhaltung der Papiermappe in digitaler Form hat dazu geführt, dass sich die Anwender sehr schnell an diese Arbeitsweise gewöhnen. Sie können einfach darin blättern, Dokumente hinzufügen und verschieben. Außerdem waren wir bereits an Jalema-Dateien gewöhnt, die in diesem digitalen Format imitiert wurden. Während des Firmenbesuchs bei Archive-IT waren wir so beeindruckt, wie Archive-IT die Sicherung von physischen und digitalen Dateien sicherstellt, dass die Wahl schnell für uns getroffen wurde. Ein Beispiel dafür ist die Gaslöschanlage, die uns ein sehr sicheres Gefühl gab. Das Zertifikat NEN 7510 – Informationssicherheit im Gesundheitswesen – war kein Entscheidungsfaktor, aber wir halten es für sehr wichtig, dass Archive-IT es besitzt. Auf jeden Fall ist die Sicherheit der Informationen von größter Bedeutung, da es sich um datenschutzrelevante Informationen handelt, seien es Pflegeakten oder Personalakten.“

In der Praxis

„Archive-IT hat mehr als 8000 Personalakten digitalisiert, die über das virtuelle Archiv vollständig zugänglich sind, unabhängig davon, wo wir tätig sind. Die Pflegegruppe hat alle Dateien zuvor von ihren eigenen Mitarbeitern bereinigt, so dass jede Datei das gleiche Layout hat. Fusionen hatten zur Schaffung verschiedener Arten von Strukturen in den Akten geführt. Deshalb hat die Region Horst-Venray ein einheitliches Registerlayout erstellt, das nun zu einer neuen, einheitlichen Struktur für die digitalen Personalakten geführt hat. Aufgrund dieser unterschiedlichen Strukturen war das eine tolle Aufgabe. Der Job hat jedoch dafür gesorgt, dass wir mit einem Neuanfang in digitaler Form beginnen können.“

Thera de Pauw ergänzt das Ganze: „Der Trend, unabhängig von Zeit und Ort arbeiten zu können, ist für uns nicht neu, besonders wenn man sich die häusliche Pflege ansieht. Im nächsten Schritt stellen wir die Pflegeakten den Mitarbeitern digital zur Verfügung. Im Idealfall sollten Kunden, ihre Vertreter und Pflegekräfte zwar alle Zugang zu der entsprechenden Gesundheitsakte mit jeweils eigenen Rechten haben. Wir streben nach und nach eine digitale Zukunft an“.

Weitere Referenzen
De Zorggroep | Archive-IT

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