
Das (digitale) Archiv: Rechtsvorschriften und Regelungen im Bildungswesen
Digitale Lernmittel sind aus der Bildung nicht mehr wegzudenken. Der Digitalisierungsprozess, der in Bildungseinrichtungen oft zu wünschen übrig lässt, findet...
Die Arbeit mit Dokumenten umfasst viel mehr als nur deren Speicherung. Schließlich haben Dokumente Aufbewahrungsfristen, die in der Gesetzgebung festgelegt sind. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können jedoch sehr unterschiedlich sein, was für viele Unternehmen unklar macht, wie lange welche Informationen aufbewahrt werden müssen. Ganz zu schweigen von dem Platz, den alle diese Dokumente nach Jahren der Pflichtaufbewahrung einnehmen.
Jedes Unternehmen speichert bestimmte Daten, um seine Handlungen nachvollziehen zu können. Dokumente enthalten Daten, Wissen und Erfahrungen, die auf eine bestimmte Weise zugänglich bleiben müssen. Einige Daten müssen aufbewahrt werden, um nachweisen zu können, dass tatsächlich etwas passiert ist.
Da Ihre Organisation viele verschiedene Dokumenttypen enthalten kann, kommt es oft vor, dass die Übersicht schwer zu finden ist. Für medizinische Daten gelten andere Aufbewahrungsfristen als z.B. Personaldaten. Deshalb möchte ich hier auf eine Reihe wichtiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen im Bereich der medizinischen und personalbezogenen Dokumente eingehen.
Für diese Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
Die anderen Aufbewahrungsfristen sind:
Deutsche Rechtsanwälte müssen ihre Handakten nach der entsprechenden berufsrechtlichen Vorschrift sechs Jahre lang aufbewahren. Die regelmäßige Verjährungsfrist in Deutschland beträgt allerdings nur 3 Jahre. Wenn der Rechtsanwalt die Handakten nach 4 Jahren vernichtet, droht ihm daher nur noch Ärger mit der Rechtsanwaltskammer, aber nicht mehr mit seinem Mandanten.
Die Aufbewahrungsfristen für Personaldokumente sind unter anderem im Archivgesetz, im Bürgerlichen Gesetzbuch, in der Bildungs- und Steuergesetzgebung, in den Anwendungsvorschriften und - besonders wichtig - im Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten festgelegt. Die folgenden konkreten Aufbewahrungsfristen für Dokumente werden genannt;
In der Zwischenzeit türmt sich der Papierberg auf, denn die Vernichtung von Dokumenten scheint oft eine zu große Hürde zu sein. Wir behalten es, nur um sicher zu gehen".
Wir raten unseren Kunden daher zu einem geordneten Vorgehen, um die Informationen richtig zuzuordnen. Bei diesem Ansatz wird nach der Menge der Dokumente/Dateien unterschieden. Ein Beispiel wäre die Archivierung von weniger aktuellen Dateien. Die Digitalisierung dieser Dateien wäre nur dann notwendig, wenn sie im Arbeitsprozess benötigt werden. Damit ist das Platz- und Übersichtsproblem sofort gelöst. Wir raten, die Akten, die oft sofort benötigt werden, zu digitalisieren; dies ist die kostengünstigste Lösung. Jede Organisation ist jedoch anders. Wenn Sie Fragen zu einem praktischen Ansatz für Ihre Organisation haben, können Sie sich natürlich jederzeit unverbindlich beraten lassen.