Bei der Digitalisierung von Personalakten wird schnell festgestellt, dass das Scannen auf verschiedene Weise erfolgen kann. Die beiden beliebtesten Methoden zum Scannen von Personalakten sind das Scannen auf Registerkartenebene und das automatische Indexieren. Aber was bedeuten diese Scanverfahren eigentlich? Und welcher Weg passt am besten zu Ihren Akten, Ihrer Organisation und nicht zuletzt zu Ihrem Budget?
Automatische Indexierung
Bei der automatischen Indexierung wird die aktuelle Papierdatei sozusagen neu klassifiziert, d.h. es gibt eine eigene Dokumentart, z.B. Arbeitsvertrag, Kopier-ID, Leistungsüberprüfung etc. Die neue Klassifizierung wird auf Dokumentebene eingerichtet. Die alte Papierakte ist jedoch oft in „nur“ ein paar Registerkarten unterteilt. Bei der automatischen Indexierung wird die alte Papierakte daher komplett neu geordnet und in die genannten Dokumenttypen klassifiziert. Dies geschieht durch eine softwarebasierte Aktion. Die Software muss erkennen, welche Dokumente zu welchen Dokumententypen gehören – wie von Ihnen erwähnt -. Da Personalakten in jedem Unternehmen unterschiedlich sind, muss die Software an Ihre Organisation angepasst werden. Archive-IT benötigt dafür Ihr Fachwissen und Ihre Wünsche. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sind ein bis zwei Schulungstage geplant, an denen die Software gemeinsam am Standort von Archive-IT geschult wird. Auf diese Weise schaffen wir den höchstmöglichen Anerkennungsprozentsatz.
Registerkartenebene
Bei der Digitalisierung auf Tabellenebene betrachten Sie die alte Papierakte sozusagen als Geschichte. Sie legen Ihre neuen Dokumentarten in Ihrem HRM-System auf Dokumentebene an. So können Sie das neue Wachstum digitaler Dokumente auf Dokumentebene unter den von Ihnen genannten Dokumentarten speichern. Um sich ein vollständiges Bild von allen Personalinformationen zu machen, wählen Sie die Digitalisierung der Papierakte. Natürlich möchten Sie, dass diese Datei dem richtigen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird. Ihre Datei ist oft bereits über Registerkarten klassifiziert. Archive-IT digitalisiert dann die Dateien genau so, wie sie in Papierform klassifiziert wurden. Sie erhalten dann für jede Registerkarte eine Datei, die in Ihr Personalsystem importiert wird. Wenn Sie neue Informationen auf Dokumentebene erstellen und etwas aus der „paper past“ benötigen, dann öffnen Sie eine der Dateien pro Registerkarte, um Ihre Informationen nachzuschlagen.
Automatische Indexierungvs.RegisterkartenebeneHöhere Kostenvs.Geringere KostenErfordert viel Aufmerksamkeit und Zeitvs.Kürzere DurchlaufzeitenEs gibt nicht immer Dokumente, die nicht oder nicht richtig erkannt werdenvs.100% ErkennungInvestition Ihrer Organisation in die Zeit für den/die Trainingstag(e)vs.Keine Maßnahmen/Zeit innerhalb der eigenen Organisation erforderlichSie können eine Vernichtungsrichtlinie ganz einfach auf Dokumentebene anwendenvs.Das Vernichten einzelner Dokumente aus der alten Datei ist umständlicherAlte und neue Dokumente werden auf die gleiche Weise archiviertvs.Alte Dokumente und neues Wachstum werden auf zwei Arten archiviertWenn Dokumente nicht richtig erkannt werden, kann sich die Suchzeit verlängernvs.Minimale Suchzeit für die richtigen Dokumente durch 100% Erkennung
Für beide Wege der Digitalisierung ist etwas zu sagen. Dabei spielen natürlich Ihre Anforderungen und Ihr Budget eine wichtige Rolle. Sie hängt auch oft stark davon ab, wie Ihre Papierakten jetzt aussehen. Wurden sie alle ordentlich in Tabs unterteilt? Oder gibt es nicht wirklich eine Struktur in Ihren Papierakten? Unsere Berater helfen Ihnen gerne, die für Sie am besten geeignete Digitalisierungsmethode zu finden.
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