Arbeitsmethode Individuelle Lagerung

Bei dieser Form der Archivierung werden alle Akten einzeln registriert und in unserem sicheren Archiv abgelegt. Die Dateien können ganz einfach über unsere Virtual Archive software angefordert werden und werden dann digital oder physisch über Scanning on Demand an Sie zurückgeliefert.

Eigenschaften

Sicherheit

  • Ausweisgestützte Zugangskontrolle
  • Kamera-Sicherheit
  • Schutz vor Einbrüchen
  • Protokoll des Empfangs

Umgebung

  • Luftfeuchtigkeit zwischen 20 und 70%
  • Durchschnittliche Temperatur 20 °C
  • Direkte Übertragung an die Feuerwehr

Digitalisierung

  • Scanning on Demand
  • Digital verfügbar innerhalb von 1,5 Stunden
  • Archivverwaltung über das Virtual Archive
  • Registrierung auf Dateiebene
  • 100% Liefertreue

Intake (Registrierung) von Akten

Intake niedrig
Intake mitte
Intake hoch
Produktion von Barcode-Etiketten mit eindeutiger Archive-IT-Nummer durch Archive-IT



Aufkleben der Archive-IT Barcode-Etiketten auf die physischen Akten durch Archive-IT


Aufkleben der Archive-IT Barcode-Etiketten auf die physischen Akten durch den Kunden

Zuweisung einer eindeutigen Archive-IT-Nummer zu den Metadaten der Dateien durch Archive-IT


Zuweisung einer eindeutigen Archive-IT-Nummer zu den Metadaten der Dateien durch den Kunden

Archiv-IT speichert die physischen Dateien im Archiv



Verifizierung der von Archive-IT gelieferten Dateien



Bereitstellung eines Empfangsprotokolls durch Archiv-IT



Die Akten haben vom Kunden einen Barcode mit einer eigenen Aktennummer erhalten.

Der Kunde stellt eine digitale Referenzdatei zur Verfügung (Dateinummer verknüpft mit Registrierungsfeldern) *.

Die Akten werden von Archiv-IT-Mitarbeitern mit einem Barcode-Scanner registriert.

Dateien werden manuell von einem Archiv-IT-Mitarbeiter registriert **.

Akten werden vom Kunden manuell registriert

* Wenn eine bestimmte Datei nicht in der Referenzdatei bekannt gemacht wurde, wird unser Mitarbeiter die Aufnahme manuell mit dem Satz "Intake hoch" durchführen.

** Der Satz basiert auf der manuellen Eingabe von zwei Datenfeldern pro Datei. Für jedes zusätzlich einzutragende Feld werden Kosten berechnet. Diese zusätzlichen Kosten fallen nur an, wenn wir diese Felder manuell ausfüllen müssen. Wenn wir die Daten aus einer Datenbank konvertieren können, so dass wir nur das erste Feld manuell ausfüllen müssen, entstehen für Sie keine zusätzlichen Kosten. Sie können bis zu sechs Datenfelder pro Datei registrieren.

Öffnungszeit
Unser Abholdienst ist von Montag bis Freitag von 8.15 bis 17.00 Uhr verfügbar, außer an Feiertagen. Wenn Sie Dateien auf physischem Wege anfordern, tun Sie dies bitte vor 15.00 Uhr, damit wir sie noch am selben Tag versenden können.

Vernichtung oder Abhebung von Unterlagen

Für die Vernichtung oder Abhebung von Akten verweisen wir auf die Arbeitsmethode der Vernichtung und Abhebung.