Adelante ist eine Betreuungsgruppe mit den Kernaktivitäten Erwachsenenrehabilitation & Wiedereingliederung in die Arbeitswelt, Kinderrehabilitation, Sonderpädagogik & Wohnen und Audiologie & Kommunikation. Sie helfen Kindern und Erwachsenen, die mit den Folgen einer Krankheit, Störung oder eines Unfalls zu kämpfen haben, wieder funktionsfähig und teilhaben zu können. Adelante ist an verschiedenen Standorten in Limburg ansässig. Jeder Standort hat sein eigenes Betreuungsangebot.

Leichte Wahl

Aufgrund früherer Projekte gibt es eine langjährige Zusammenarbeit zwischen Adelante und Archive-IT. Für Esther Cromheecke, Director Audiology & Communication Division, fiel die Wahl daher leicht. „Als ein neues Projekt aufkam, wandten wir uns direkt an unsere Kontaktperson bei Archive-IT, um die Möglichkeiten zu besprechen. Daran gab es keinen Zweifel; wenn man weiß, dass man Recht hat, dann war die Wahl leicht“.

Vollständig digital

Seit dem 1. Oktober 2019 arbeitet Adelante Audiologie & Communicatie vollständig digital. Von diesem Moment an werden alle neuen Dateien sofort digital erstellt. Es gab jedoch noch viele Papierakten von Kunden aus der Zeit vor dieser Zeit. Im Idealfall und um möglichst effizient arbeiten zu können, sollten diese Dateien auch digital verfügbar sein. Esther sagt: „Am Anfang gab es noch einige Zweifel, ob wir das Projekt selbst durchführen oder ob wir es ohnehin übergeben würden. Nach einer Reihe von Gesprächen mit Archive-IT zogen wir es vor, es trotzdem zu übergeben. Es gab viel Ruhe auf unserer Seite. Auch die Geschwindigkeit, mit der Archive-IT Dateien digitalisiert, ist intern unvergleichbar.“

Komplexes Projekt

Aufgrund der Komplexität wurde viel Zeit auf die ordnungsgemäße Ausarbeitung des Projekts verwendet. Es wurde an die kleinsten Details gedacht, so dass das Projekt wie eine gut geölte Maschine durchgeführt werden konnte. Es wurde beschlossen, das Projekt in Phasen zu unterteilen. Alle zwei Wochen wurde ein Teil des Archivs abgerufen und digitalisiert. Diese Phasen basierten u.a. auf dem Berufungssystem zwischen Gesundheitsfachleuten und Klienten. Das erforderte viel Planung. Die Akten wurden auf der Grundlage der kurz darauf geplanten Termine oder der für die Forschung benötigten Akten abgerufen. Durch die Digitalisierung der Akten auf diese Weise blieb sie intern verwaltbar und die Angehörigen der Gesundheitsberufe konnten bei einem Termin alles digital einsehen. „In sieben Monaten hat Archive-IT 14 Archive von uns gesammelt; am Ende des Projekts waren 5.600 Dateien digitalisiert. Die Vorteile sind groß. Die Mitarbeiter können gleichzeitig in einer Akte arbeiten, Sie müssen die Akte nicht mehr im Gebäude suchen und sie ist nicht mehr ortsgebunden. All diese physischen Handlungen sind jetzt eliminiert worden, was uns viel Zeit erspart.“

Gute Kommunikation

Esther fährt fort: „Wir sind sehr zufrieden mit der Kommunikation mit den Mitarbeitern von Archive-IT. Wir haben viel Kontakt zu einer festen Anlaufstelle innerhalb der Organisation. Die Kommunikationswege sind kurz, was uns ein angenehmes Gefühl gibt.“ Innerhalb von Adelante ist man noch nicht so weit, wenn es um Archivierung und Digitalisierung geht, das nächste Projekt ist bereits im Gange.

Wir danken Adelante für das Vertrauen und die gute Zusammenarbeit!

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Adelante | Archive-IT

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