Die Digitalisierung…. dass „digitale“ Arbeit die Realität ist, ist für niemanden mehr eine Überraschung. Papier verschwindet immer mehr in unseren Arbeitsbereichen, aber warum sollten Sie sich für die Digitalisierung entscheiden? Welche Vorteile hat das? Am Weltspartag werden wir für Sie einige (von vielen) Einsparungen aus der Digitalisierung auflisten.
1: Leerzeichen
Es spart viel Platz! Stell dir vor…….. Alle Räume und/oder Schränke, die jetzt mit Bergen von Ordnern, Akten und Kartons gefüllt sind: NIEDRIG! Sie können diesen Raum zweifellos wertvoller nutzen. Digitalisieren bedeutet: kein wertvoller physischer Speicherplatz mehr, der an Ihr Archiv verloren geht.
2: Zeit
Die zeitaufwändige Suche nach Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Wenn du es überhaupt in deinem Archiv bekommst?! Durch die einfache Eingabe einer Reihe von Keywords können Sie auf alle Ihre Dokumente digital zugreifen. Mit nur einem Mausklick! Keine Frustrationen mehr durch Dateien, die auf einmal am Schreibtisch eines Kollegen und nicht im Archivraum aufbewahrt werden. Das macht einen großen Unterschied in der Sucharbeit. Und Sie können auch sicher sein, dass Sie die richtige, neueste Version Ihres Dokuments haben.
3: Geld
Sie sparen Geld! Natürlich erfordert die Digitalisierung eine Investition. Es handelt sich jedoch um eine Investition, die Sie im Handumdrehen zurückerhalten werden. Die reduzierte Suchzeit, die Kosten für Papier, Drucker und Toner sind nur einige Beispiele.
4: Umgebung
Die Digitalisierung ist besser für die Umwelt. Warum? Du brauchst kein Papier mehr und woraus besteht das Papier? Richtig! Von Bäumen. Weil Sie kein Papier mehr verwenden oder weniger verbrauchen, sind Sie nachhaltiger mit unseren Bäumen und unserer Umwelt.
5: Verlust von Dokumenten
Die Digitalisierung von Archiven reduziert das Risiko des Dokumentenverlustes erheblich. Denken Sie an Feuer- und/oder Wasserschäden. In digitaler Form sind Ihre Dokumente gegen diese Formen des Verlustes geschützt. Dabei handelt es sich oft um wichtige, geschäftskritische und/oder personenbezogene Daten, bei denen es darauf ankommt, sie vor äußeren Einflüssen zu schützen.
6: Effizienz
Die Digitalisierung erleichtert den Austausch und die Analyse von Informationen. Keine Mühe mehr, Hunderte von Dokumenten per E-Mail weiterzuleiten und unzählige verschiedene Versionen zu erstellen. Auf Knopfdruck können Sie Berge von Informationen austauschen. Mit umfangreichen Berechtigungsstrukturen können Sie auch genau bestimmen, wer Einblick in welches Dokument hat. Nicht nur effizient, sondern auch extrem sicher.
Die Umstellung von einer papierbasierten auf eine digitale Arbeitsumgebung erfordert oft eine gewisse Eingewöhnung. Doch gerade die Vorteile/Einsparungen sind es, die diesen Wandel lohnenswert machen. Schließlich wollen wir alle am Ende das höchste und effizienteste Ergebnis für unsere Organisation in kürzester Zeit erreichen. Die Digitalisierung hilft.
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